Bonfield, Canton de

L’Ombudsman a conclu que le Canton avait omis d’inclure aux procès-verbaux des renseignements sur les sujets discutés, incluant les résolutions qui avaient fait l’objet d’un vote mais n’avaient pas été adoptées. Les procès-verbaux se limitaient à une liste de résolutions adoptées par le conseil. L’Ombudsman a recommandé que, à titre de pratique exemplaire, le Canton améliore ses méthodes de rédaction des procès-verbaux de réunions. Bien que les procès-verbaux ne soient pas censés être une transcription littérale, ils devraient consigner les sujets de fond et de procédure discutés et inclure toutes les résolutions examinées, y compris celles qui ne sont pas adoptées. Les procès-verbaux qui ne reflètent pas l’intégralité des questions et des sujets discutés, ainsi que des décisions prises, au cours d’une réunion du conseil ne constituent pas le compte rendu exact requis pour protéger la municipalité, au cas où la réunion ferait l’objet d’une enquête ou d’un litige. De plus, un procès-verbal incomplet prive les responsables municipaux(ales) d’un document qu’ils(elles) pourraient consulter par la suite pour comprendre comment une question a été examinée, ou une décision prise.

L’Ombudsman a conclu que le Canton de Bonfield a enfreint les règles des réunions publiques lorsqu’il a tenu des réunions sur Zoom en mai et juin 2020, sans les diffuser ou les rendre accessibles au public par d’autres moyens. L’Ombudsman a reconnu qu’il s’agissait des premières réunions tenues par le Canton durant la pandémie de COVID-19, mais il a souligné que la pandémie ne modifiait aucunement les exigences des réunions publiques.

L’Ombudsman a examiné deux réunions à huis clos tenues par le Comité des travaux publics du Canton de Bonfield. Le Comité n’a pas fait de compte rendu après ses séances à huis clos et a dit à notre Bureau qu’il n’a pas l'habitude d'en faire. L’Ombudsman a souligné qu’en omettant de faire un compte rendu, le Comité n'avait donné au public aucune idée générale de ses discussions à huis clos, ni aucun renseignement sur les directives données au personnel durant le huis clos.

L’Ombudsman a examiné deux réunions à huis clos tenues par le Comité des travaux publics du Canton de Bonfield. L’Ombudsman a conclu que les résolutions adoptées pour se retirer en séance à huis clos indiquaient uniquement les exceptions invoquées par le Comité pour tenir un huis clos – processus qui n’est conforme ni à la Loi ni au règlement de procédure du Canton. L’Ombudsman a recommandé que les résolutions adoptées par le Comité pour se retirer à huis clos donnent plus de renseignements au public sur la nature générale de la question à discuter.

L’Ombudsman a examiné deux réunions à huis clos tenues par le Comité des travaux publics du Canton de Bonfield. L’Ombudsman a souligné que le procès-verbal de la séance publique du Comité faisait uniquement état des résolutions adoptées par le Comité. L’Ombudsman a aussi conclu que le Comité avait exclu la greffière durant le procès-verbal du huis clos et n’avait pas pris de notes officielles de cette partie de la réunion. L’Ombudsman a déterminé qu'en raison de ces pratiques de la municipalité, la teneur des discussions du Comité n’était pas adéquatement consignée. L’Ombudsman a recommandé que la municipalité veille à dresser des procès-verbaux de toutes les réunions du conseil, des conseils locaux et des comités, aussi bien pour les séances publiques que pour les séances à huis clos. L’Ombudsman a aussi recommandé que les comptes rendus des réunions soient complets et reflètent avec exactitude toutes les questions de fond et de procédure discutées, et il a préconisé à la municipalité de faire des enregistrements audio et/ou vidéo. Enfin, l’Ombudsman a déterminé que, si la greffière du Comité délègue ses responsabilités de rédaction du procès-verbal, et si la greffière n’assiste pas à la réunion, la délégation de pouvoir devrait se faire officiellement par écrit.

L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le Comité des travaux publics du Canton de Bonfield. La réunion s’est déroulée en vertu des exceptions des renseignements privés et des relations de travail. Durant la réunion, le Comité a donné des directives au personnel. Le Comité n’a pas voté officiellement, mais il est parvenu à un accord par un consensus verbal. L’Ombudsman a recommandé que les directives au personnel résultent de résolutions officielles adoptées par un vote du Comité.

L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le Comité des travaux publics du Canton de Bonfield en invoquant l’exception des relations de travail ou des négociations avec les employés pour discuter du rendement du personnel de la municipalité. Durant la discussion, le Comité a soulevé la question du rendement de deux employés identifiés. L’Ombudsman a conclu que la discussion relevait de l’exception citée.

L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le Comité des travaux publics du Canton de Bonfield en s’appuyant sur l’exception des litiges actuels ou éventuels afin de discuter du processus d’appel d’offres pour le petit équipement. Au cours de la discussion, le Comité a examiné divers plans d’action liés au processus municipal d’appel d’offres qui visaient à atténuer les risques de litiges provenant d’une source identifiée. L’Ombudsman a conclu que, même s’il n’y avait pas de litige en cours à l’époque de la réunion, il existait une probabilité raisonnable de litige et non un simple soupçon. Par conséquent, la discussion relevait de l’exception des litiges actuels ou éventuels.

L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le Comité des travaux publics du Canton de Bonfield pour discuter du processus d’appels d’offres pour de petits équipements. La réunion s’est tenue à huis clos en vertu de l’exception de questions dont l'examen à huis clos est permis en vertu d’une autre loi. La municipalité croyait que la Loi sur les conflits d’intérêts municipaux l'autorisait à tenir cette discussion à huis clos. L’Ombudsman a conclu que la Loi sur les conflits d’intérêts municipaux ne comporte aucune disposition qui permette de discuter des appels d’offres en séance à huis clos. Par conséquent, la discussion ne relevait pas de l’exception des questions dont l'examen à huis clos est permis en vertu d’une autre loi.

L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le Comité du personnel du Canton de Bonfield en invoquant l’exception des relations de travail ou des négociations avec les employés afin de discuter de certains employés municipaux, de leur emploi et de leur situation salariale. L’Ombudsman a conclu que la discussion du Comité relevait de l’exception citée.

L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le Comité du personnel du Canton de Bonfield pour discuter d’une audience en cours devant la Commission des relations de travail de l’Ontario. La réunion s’est tenue à huis clos en vertu de l’exception des litiges actuels ou éventuels. Le Comité a reçu des conseils juridiques de l’avocat de la municipalité au sujet de cette audience. L’Ombudsman a conclu que la discussion relevait de l’exception des litiges actuels ou éventuels car le Comité avait discuté d’un litige en cours devant un tribunal.