Temagami, Municipalité de

L’Ombudsman a conclu que la résolution adoptée par le conseil durant la réunion du 8 mars 2021 donnait une description générale adéquate des questions à discuter à huis clos. Cependant, le conseil a enfreint la Loi de 2001 sur les municipalités en ne veillant pas à ce que le public puisse observer l’adoption de la résolution de procéder à huis clos lors de ses réunions du 8 mars 2021 et du 25 mars 2021. Chaque fois que le public est privé de la possibilité d’assister en personne à une réunion, il est impératif que le format électronique choisi lui permette d’observer toutes les parties d’une réunion, sauf les parties à huis clos dûment constituées et autorisées. Ceci comprend la résolution adoptée pour se retirer à huis clos et tout travail ou tout rapport fait une fois que le conseil a repris sa séance publique. Rendre public l’enregistrement d’une réunion une fois que celle-ci a eu lieu n’est pas un substitut à la possibilité pour le public d’observer une réunion lors de son déroulement.

L’Ombudsman a conclu que la discussion tenue par le conseil de la Municipalité de Temagami le 8 mars 2021 relevait de l’exception citée des conseils protégés par le secret professionnel de l’avocat. Durant la réunion du 8 mars 2021, le conseil a reçu des avis confidentiels d’un avocat externe au sujet du foyer pour personnes âgées Au Château.

L’Ombudsman a conclu qu’une réunion à huis clos tenue par le conseil de la Municipalité de Temagami pour discuter d’une plainte de harcèlement ne relevait pas de l’exception des renseignements privés. Le maire de la Municipalité a déclaré que les politiques municipales en matière de harcèlement stipulent que les détails des plaintes pour harcèlement doivent rester confidentiels, et que les règles des réunions publiques sont incompatibles avec les obligations de la Municipalité en vertu de ses politiques. L’Ombudsman a souligné que les exceptions des réunions publiques l’emportent sur les règlements et les politiques municipaux. Les exceptions ne s’étendent ni aux renseignements de nature délicate, ni aux renseignements qui pourraient inciter le public à se livrer à des hypothèses quant à des renseignements par ailleurs confidentiels.

L’Ombudsman a examiné les méthodes d’enregistrement audio de la Municipalité de Temagami. Il a constaté que la municipalité enregistre ses réunions à huis clos, mais ne commence l’enregistrement qu’après le début de la séance à huis clos du conseil, bien que celui-ci tienne une brève séance publique avant de se retirer à huis clos. Par conséquent, la résolution adoptée par le conseil pour se retirer à huis clos n’est pas captée dans l’enregistrement audio. À titre de pratique exemplaire, la municipalité devrait modifier ses méthodes d’enregistrement audio afin de capter la résolution adoptée par le conseil en séance publique pour se retirer à huis clos.

L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil de la Municipalité de Temagami pour discuter des conclusions d’une enquête du commissaire à l’intégrité et d’enquêtes sur le harcèlement. La réunion s’est tenue à huis clos en vertu de l’exception des renseignements protégés par le secret professionnel de l’avocat. Durant cette réunion, le commissaire à l’intégrité et un enquêteur ont présenté leurs conclusions au conseil. L’Ombudsman a conclu que ces renseignements n’avaient pas été communiqués par un avocat et ne pouvaient pas être considérés comme des conseils juridiques. Cependant, les renseignements fournis par l’enquêteur et par le commissaire à l’intégrité ont été communiqués au conseil parce qu’il cherchait à obtenir des conseils juridiques sur la manière de réagir aux conclusions des enquêtes, et lesdits renseignements étaient donc nécessaires pour discuter dûment de ces questions. Il n’aurait pas été raisonnable pour le conseil d’entrecouper sa discussion en différentes parties. Par conséquent, la discussion relevait de l’exception des renseignements protégés par le secret professionnel de l’avocat.

L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil de la Municipalité de Temagami pour discuter des conclusions d’une enquête du commissaire à l’intégrité et d’enquêtes sur le harcèlement. La réunion s’était tenue à huis clos en vertu de l’exception des renseignements protégés par le secret professionnel de l’avocat. Durant cette réunion, un avocat était présent et a communiqué des conseils juridiques confidentiels au sujet des enquêtes, tout au long de la réunion. L’Ombudsman a conclu que ces conseils relevaient de l’exception des renseignements protégés par le secret professionnel de l’avocat.

L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil de la Municipalité de Temagami pour discuter des conclusions d’une enquête du commissaire à l’intégrité et d’enquêtes sur le harcèlement. L’Ombudsman a conclu que l’exception des renseignements privés s’appliquait à une partie de la discussion, car celle-ci comprenait des renseignements sur la conduite de membres du public et d’employés municipaux visés par l’enquête. Ces renseignements constituaient des renseignements privés. La partie de la discussion qui portait sur la conduite de membres du conseil à titre professionnel ne comportait rien d’intrinsèquement privé à leur sujet, et ne relevait pas de l’exception des renseignements privés.

L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil de la Municipalité de Temagami pour discuter d’une plainte de harcèlement. La réunion s’est tenue à huis clos en vertu de l’exception des renseignements privés. Durant cette réunion, le conseil a été informé qu’une plainte pour harcèlement avait été reçue, et qu’elle serait transmise à un enquêteur externe. Aucun détail n’a été discuté quant à la nature de la plainte ou à l’identité du plaignant. Certains membres du conseil connaissaient l’identité du plaignant. L’Ombudsman a conclu que les renseignements discutés ne comportaient aucun renseignement privé sur des personnes qui pouvaient être identifiées, et qu’il n’était pas raisonnable de croire que les personnes concernées par la plainte auraient pu être identifiées si la discussion du conseil, telle qu’elle avait été menée, s’était tenue en public. Par conséquent, la discussion ne relevait pas de l’exception des renseignements privés.

L’Ombudsman a reçu une plainte alléguant que le conseil n’avait pas fait immédiatement rapport sur sa discussion à huis clos le 10 janvier 2019. Ce n’est que lors de la réunion ordinaire suivante du conseil que celui-ci a fait rapport de cette discussion à huis clos. L’Ombudsman n’a décelé aucun problème quant à cette pratique et il a conclu qu’elle permet de parvenir à l’objectif de garantir plus de responsabilisation et de transparence dans les discussions à huis clos.

L’Ombudsman a reçu une plainte alléguant que le conseil de la Municipalité de Temagami n’avait pas communiqué d’avis en bonne et due forme de ses réunions du 10 janvier et du 28 mars 2019. La plainte alléguait qu’aucun avis n’avait été communiqué pour la réunion du 10 janvier, et que l’avis communiqué pour la réunion du 28 mars comprenait des renseignements contradictoires et inexacts. L’examen fait par l’Ombudsman a décelé des problèmes administratifs quant aux avis des réunions à huis clos du 10 janvier et du 28 mars 2019. La municipalité a reconnu ces erreurs et a déclaré qu’elle avait déjà pris des mesures pour améliorer ses processus.

L’Ombudsman a reçu une plainte alléguant que des conseillers avaient discuté de manière informelle une question en privé avant la réunion tenue par le conseil le 10 janvier 2019, contrairement aux dispositions de la Loi de 2001 sur les municipalités. L’Ombudsman n’a trouvé aucune preuve indiquant que le conseil aurait enfreint les dispositions des réunions publiques énoncées dans la Loi sur les municipalités quand le maire s’est entretenu avec un petit nombre de conseillers élus lors de deux rencontres, avant l’assermentation des nouveaux conseillers. Toutefois, par souci d’ouverture et de transparence, l’Ombudsman a mis les municipalités en garde de soigneusement éviter que les conseillers élus se rencontrent ainsi en privé.

L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil de la Municipalité de Temagami en invoquant l’exception du secret professionnel de l’avocat pour discuter d’une correspondance provenant de personnes qui pouvaient être identifiées. Durant la réunion, la greffière a donné au conseil un aperçu d’une conversation avec un avocat, incluant les commentaires préliminaires et des conseils juridiques au sujet de cette correspondance. L’Ombudsman a conclu que la discussion relevait de l’exception du secret professionnel de l’avocat.

L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil de la Municipalité de Temagami pour discuter d’une allégation selon laquelle la mairesse aurait enfreint le code de conduite de la municipalité. La réunion s’est tenue à huis clos en vertu de l’exception des renseignements privés. Durant la discussion, le conseil a cherché à déterminer s’il disposait de suffisamment de renseignements pour donner suite à une plainte relative au code de conduite contre la mairesse. L’Ombudsman a conclu qu’il était difficile de savoir si la mairesse avait agi à titre professionnel ou à titre personnel durant l’incident qui avait donné lieu à la plainte concernant le code de conduite, et que le conseil avait examiné une allégation non prouvée contre la mairesse. L’Ombudsman a conclu que la discussion relevait de l’exception des renseignements privés.