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L’Ombudsman a enquêté sur une plainte alléguant que l’équipe des communications du Canton de Wollaston constituait un comité du Conseil et que toutes les réunions qu’elle avait pu tenir depuis sa création auraient dû être assujetties aux règles des réunions publiques de Loi de 2001 sur les municipalités. Durant l’enquête, notre Bureau a pris connaissance d’un appel téléphonique entre deux des trois membres de l’équipe des communications. L’Ombudsman a conclu ce qui suit :
L’Ombudsman a recommandé, à titre de pratique exemplaire, que l’équipe des communications prenne soin d’éviter les discussions pouvant faire avancer ses travaux ou sa prise de décision lors de rencontres informelles, y compris par voie électronique (comme un appel téléphonique), puisque le quorum peut facilement être atteint en raison de la petite taille de ce comité.
L’Ombudsman a enquêté sur une plainte alléguant que l’équipe des communications du Canton de Wollaston constituait un comité du Conseil et que toutes les réunions qu’elle avait pu tenir depuis sa création auraient dû être assujetties aux règles des réunions publiques de Loi de 2001 sur les municipalités. Il a conclu que l’équipe des communications constituait un comité du Conseil, puisque plus de 50 % de ses membres sont membres du Conseil. Elle est donc assujettie aux règles des réunions publiques.
L’Ombudsman a conclu que le Conseil du Canton de Wollaston n’avait pas donné suffisamment d’information sur la nature générale des questions à étudier dans sa résolution de retrait à huis clos lors de sa réunion du 11 décembre 2023. L’Ombudsman a indiqué que, dans l’intérêt du public, le Conseil aurait pu fournir une description générale du sujet en cause, telle que « question relative aux ressources humaines » ou « question liée à l’emploi », sans porter atteinte à la raison de ce huis clos.
Quand le conseil du Canton de Wollaston a discuté à huis clos du rendement professionnel d’un employé en particulier, sa discussion relevait de l’exception des renseignements privés et de l’exception des relations de travail ou des négociations avec les employés. Il en était de même pour la discussion du conseil au sujet du rendement professionnel antérieur d’un consultant éventuel.
Le conseil du Canton de Wollaston a omis d’indiquer, dans ses résolutions de réunions à huis clos du 3 décembre 2018 et du 7 janvier 2019, la nature générale de la question à discuter. Le conseil a uniquement fait référence à l’exception invoquée pour clore les réunions.
L’Ombudsman a reçu une plainte au sujet de la présence de trois conseillers à une instance publique du Tribunal d’appel de l’aménagement local le 30 avril 2019. La plainte alléguait que la présence des conseillers constituait une « réunion » au sens de la Loi de 2001 sur les municipalités et qu’elle était donc assujettie aux règles de la Loi sur les réunions publiques. L’Ombudsman a conclu que les trois membres du conseil n’avaient pas discuté de la question de l’instance avec d’autres conseillers, des membres du personnel municipal ou d’autres parties présentes. Par conséquent, l’Ombudsman a déterminé que les conseillers n’avaient pas enfreint les exigences des réunions publiques énoncées dans la Loi, car ils n’avaient aucunement fait avancer de façon importante les travaux ou la prise de décisions du conseil.