Postes à combler

L’adjoint administratif fournira un soutien administratif aux gestionnaires du règlement préventif et à leur personnel, et assurera la relève du technicien des documents et archives et du réceptionniste. Ses responsabilités incluront l’ouverture de plaintes, la rédaction et l’envoi de correspondance, la saisie de données, la coordination et le soutien des réunions, l’organisation des voyages et/ou les préparatifs d’hébergement, les inscriptions aux conférences, le maintien des fournitures et du matériel, et diverses tâches de planification des calendriers.
 

Votre profil

Critères de sélection des candidats :

• Un minimum de deux ans d’expérience en tant qu’adjoint administratif responsable de fournir un soutien au niveau de la gestion dans une organisation semblable

• Connaissance pratique de la rédaction et du formatage de la correspondance en format Microsoft Word, de la configuration, du suivi des données, et de la manipulation des tableurs Microsoft Excel, de la préparation et de la révision des présentations Microsoft Power Point

• Souci du détail, avec de solides compétences en révision et correction d’épreuves

• Expérience de travail et de soutien dans un milieu professionnel

• Expérience pratique du travail avec une banque de données d’information

• Capacité d’établir des priorités de travail et d’effectuer plusieurs tâches à la fois

• Fierté de l’efficacité du fonctionnement d’une équipe et d’un service

• Capacité de régler les problèmes typiques d’un milieu de bureau

• Connaissances des organismes gouvernementaux et de leurs processus administratifs

• La capacité de communiquer oralement et/ou par écrit en français sera un atout

Ce poste offre une occasion unique de vous joindre à un milieu de travail dynamique et stimulant et de faire partie d’un Bureau de renommée mondiale, avec une équipe chevronnée de professionnels du secteur public. Vous apporterez votre soutien à notre mandat organisationnel qui contribue à des changements systémiques et à des améliorations de politiques et d’administration publiques pour les Ontariens.

Le directeur de l’Équipe d’intervention spéciale de l’Ombudsman (EISO) est un membre essentiel de l’Équipe de haute direction (EHD) de l’Ombudsman de l’Ontario, qui apporte ses connaissances expertes en matière d’enquêtes, son leadership, ses conseils stratégiques de haut niveau et son soutien primordial en termes de gestion à l’Ombudsman et à l’Ombudsman adjointe, dans l’objectif de l’accomplissement du mandat de l’Ombudsman. De plus, le directeur représente l’Ombudsman lors de très importantes discussions avec des hauts fonctionnaires et des cadres supérieurs d’organismes, allant jusqu’au niveau de sous-ministre inclusivement, pour régler les problèmes cernés durant les examens et les enquêtes relatifs aux plaintes individuelles et systémiques. Le directeur assure également une formation interne, ainsi qu’au nom du Bureau, sur la méthodologie des enquêtes et des questions connexes.

Le titulaire de ce poste est chargé de mener et diriger l’Équipe d’intervention spéciale de l’Ombudsman, qui effectue des enquêtes systémiques ciblées sur des problèmes de mauvaise administration et d’équité qui minent la confiance du public envers les institutions. Le directeur de l’EISO veille à ce que toutes les enquêtes de l’équipe suivent la méthodologie conçue par le Bureau et soient conformes à ses normes de haute qualité quant à la rigueur, l’intégrité et l’impartialité des enquêtes. Le directeur est chargé de cerner et d’élaborer des stratégies pour faire face à tous les problèmes et tous les défis qui peuvent survenir au cours d’enquêtes complexes et systémiques, incluant la résistance et le manque de coopération.

Le directeur travaille en collaboration avec d’autres directeurs et des cadres supérieurs au sein de toute l’organisation, pour définir et mettre en œuvre des stratégies organisationnelles, fournir des conseils et des orientations sur la tenue des enquêtes, et permettre à l’Ombudsman de présenter des recommandations et de faire des rapports sur des questions d’intérêt important pour le public ontarien.

Le Bureau de l’Ombudsman a pris plus d’ampleur au cours de l’année passée, à la suite de l’élargissement de son mandat de surveillance aux enfants et aux jeunes pris en charge et aux services en français. Ces ajouts créent d’excellentes perspectives d’accroissement du champ d’action de l’EISO et des questions que l’équipe est appelée à examiner. Dans ce contexte, le directeur supervise toutes les enquêtes menées par l’EISO, incluant le travail de pré-enquête et d’évaluation, la rédaction de plans d’enquête et leur exécution, ainsi que la production de rapports et la coordination du suivi des recommandations de l’Ombudsman.

 

À propos de l'Équipe d'intervention spéciale de l'Ombudsman (EISO)

Créée en 2005, l’EISO a été conçue pour mener les enquêtes les plus complexes, systémiques et médiatisées entreprises par l’Ombudsman. Ces enquêtes suivent un processus rigoureux d’évaluation fondé sur les preuves et sont minutieusement planifiées pour se conformer aux principes d’excellence qui font la réputation du Bureau. Durant les 15 dernières années, l’EISO a effectué des dizaines d’enquêtes majeures, menant à des recommandations de l’Ombudsman qui ont suscité de vastes réformes gouvernementales, dont des millions d’Ontariens bénéficient grâce à une amélioration des services, une réduction du gaspillage, et même des vies sauvées. Parmi ces changements, citons une meilleure formation des policiers à la désescalade, un meilleur dépistage des maladies évitables chez les nouveau-nés, un meilleur accès au financement des médicaments, la refonte de la vente au détail des billets de loterie et de l’évaluation des impôts fonciers, ainsi qu’un soutien accru aux adultes ayant une déficience intellectuelle. Le Bureau de l’Ombudsman traite aussi des milliers de plaintes sur les municipalités et les conseils scolaires, faisant la promotion de la responsabilisation et de la transparence au niveau du gouvernement local.

 

Votre profil

Le directeur sera capable de maintenir la réputation d’excellence de l’EISO dans la qualité des enquêtes et des rapports, ainsi que dans les répercussions de son travail. Fort d’une vaste expérience en matière d’enquêtes, de solides compétences à la diplomatie, de tact et d’excellentes capacités de communication et de rédaction, le directeur renforcera la crédibilité, établira et entretiendra de fortes relations de travail avec les parties prenantes internes et externes, et œuvrera comme un représentant direct de l’Ombudsman. Le candidat sélectionné devra avoir fait preuve d’une excellente éthique de travail, de créativité, d’innovation, d’un sens supérieur du discernement, de discrétion et de loyauté, ainsi que d’honnêteté et d’intégrité, et de capacité d’entretenir des relations de travail efficaces et professionnelles aux échelons supérieurs d’un organisme et/ou d’un gouvernement.
 
Expérience et qualifications :

• Diplôme universitaire en sciences sociales ou dans un domaine connexe, ou combinaison acceptable d’études et d’expérience.

• Expérience de la direction d’enquêtes dans un organisme de surveillance ou de type similaire, et de la gestion d’équipes d’enquêteurs (minimum cinq ans).

• Expérience dans la planification et l’exécution d’enquêtes systémiques et dans l’élaboration de rapports et de recommandations (minimum 10 ans).

• Expérience dans la direction de la prestation de services et de programmes au public.

• Styles de gestion et de communication souples et efficaces, créativité dans la recherche de solutions aux problèmes et dans le développement de moyens pour améliorer les services du Bureau.

• Compréhension approfondie des techniques et des méthodologies utilisées dans les enquêtes administratives, ainsi que du rôle et de la fonction d’un ombudsman de modèle classique ou de modèle exécutif.

• Expérience dans la planification, la tenue et l’évaluation d’enquêtes.

• Connaissance approfondie des ministères, conseils, agences, commissions et tribunaux du gouvernement provincial, ainsi que de l’appareil gouvernemental, y compris des cadres de responsabilisation et de gestion applicables.

• Connaissance pratique détaillée des théories et des principes applicables au règlement des plaintes et à la méthodologie d’exécution des enquêtes dans un contexte de surveillance administrative.

• Connaissance de la Loi sur l’ombudsman et du rôle et des fonctions de l’Ombudsman de l’Ontario.

• La capacité de communiquer et de travailler en français sera considérée comme un atout.

• Une combinaison d’expérience et de qualifications universitaires sera prise en considération.

En tant que membre de l’équipe de règlement préventif, vous serez le premier point de contact des gens qui se plaignent du gouvernement provincial au Bureau de l’Ombudsman de l’Ontario. Les agents de règlement préventif (ARP) trient et analysent les plaintes pour clairement cerner les problèmes et déterminer comment les régler ou quand les transmettre à un niveau supérieur. Les ARP doivent pouvoir cerner avec compétence les dossiers à acheminer aux cadres supérieurs et les rapports à leur présenter régulièrement. Chaque ARP se voit confier un certain nombre de dossiers et contribue à l’analyse des tendances pour déceler les schémas de plaintes et les problèmes systémiques éventuels. En plus de recevoir des plaintes par courriel et par courrier postal, les ARP utilisent à bon escient leurs compétences d’écoute active et d’entrevue pour recueillir des plaintes au téléphone et en personne, en traitant parfois avec des personnes qui ont besoin d’accommodements spéciaux, ou qui peuvent éprouver un sentiment de frustration et de détresse en raison de leurs échanges avec différents organismes gouvernementaux.

Ce poste intéressera les personnes désireuses de concevoir des solutions novatrices dans un cadre de travail structuré, tout en respectant les procédures et processus existants. Les candidats sélectionnés auront une approche à la fois analytique et empathique, et aimeront travailler aussi bien de manière autonome qu’en collaboration. Possibilités de travailler à des plaintes en français pour les candidats bilingues.
 

Votre profil

Critères de sélection des candidats :

• Au minimum deux années d’expérience dans des services de réception et de traitement des plaintes au sein d’un organisme similaire

• Études postsecondaires en sciences politiques ou en droit

• Expérience confirmée dans la capacité d’analyser et d’identifier des problèmes sans imposer d’opinion ou agir en tant que défenseur

• Capacité à penser de manière créative face à un problème tout en œuvrant dans un cadre de travail prescrit

• Capacité à accomplir de multiples tâches simultanément, en équilibrant le souci de régler les problèmes rapidement et celui d’effectuer une analyse efficace et exhaustive

• Capacité manifeste à communiquer avec des personnes en détresse, émotionnellement désemparées, ou qui peuvent avoir besoin d’accommodements spéciaux

• Excellentes compétences d’expression écrite et orale, et capacité à communiquer de manière efficace et efficiente avec des personnes de tous niveaux

• Esprit d’initiative avec capacité avérée de travailler de manière autonome et au sein d’une équipe

• On accordera la préférence aux candidats dotés d’une expérience professionnelle au sein d’organismes du gouvernement provincial, dont les conseils, les tribunaux et les agences

• La familiarisation avec les médias sociaux et les nouvelles technologies sera un atout

En tant que membre de l’Équipe de règlement préventif, vous serez le premier point de contact des personnes qui s’adressent à l’Unité des services en français du Bureau de l’Ombudsman de l’Ontario pour se plaindre de la prestation de services gouvernementaux en français, conformément à la Loi sur les services en français de l’Ontario.

Les agents de règlement préventif (ARP) des Services en français analysent les plaintes pour cerner clairement les problèmes et déterminer comment les régler ou quand les transmettre à un niveau supérieur. Chaque ARP se voit confier un certain nombre de dossiers et contribue à l’analyse des tendances pour déceler les schémas de plaintes et les problèmes systémiques éventuels. Les plaintes nous parviennent par courriel, au téléphone et par courrier postal. Les ARP utilisent leurs compétences d’écoute active et d’entrevue pour recueillir des plaintes au téléphone et en personne. Parfois, des plaignants peuvent avoir besoin d’accommodements spéciaux, ou peuvent éprouver un sentiment de frustration et de détresse en raison de leurs échanges avec le gouvernement. 

Ce poste intéressera les personnes désireuses de concevoir des solutions novatrices pour appuyer les droits individuels décrits dans la Loi sur les services en français, tout en respectant les procédures et processus existants. Les candidats sélectionnés auront une approche à la fois analytique et empathique, et aimeront travailler aussi bien de manière autonome qu’en collaboration. 

VOTRE PROFIL

Critères de sélection des candidats :

• Au minimum deux années d'expérience dans des services de réception et de traitement des plaintes au sein d'un organisme similaire

• Études postsecondaires en sciences sociales ou dans un domaine connexe

• Maîtrise de la communication orale et écrite, en anglais et en français, au niveau supérieur

• Expérience confirmée dans la capacité d'analyser et d'identifier des problèmes sans imposer d'opinion ou agir en tant que défenseur

• Capacité à penser de manière créative face à un problème tout en œuvrant dans un cadre de travail prescrit

• Capacité à accomplir de multiples tâches simultanément, en équilibrant le souci de régler les problèmes rapidement et celui d’effectuer une analyse efficace et exhaustive, incluant des recherches sur les politiques, les lois et les règlements pertinents

• Capacité manifeste à communiquer avec des personnes en détresse, émotionnellement désemparées, ou qui peuvent avoir besoin d'accommodements spéciaux

• Excellentes compétences d'expression écrite et orale, à un niveau supérieur, pour communiquer de manière efficace et efficiente avec des personnes de tous niveaux. Les compétences des candidats sélectionnés seront évaluées.

• Esprit d'initiative avec capacité avérée de travailler de manière autonome et au sein d'une équipe

• Connaissance ou expérience du travail au sein d’organismes du gouvernement provincial, ou d’organismes du secteur parapublic

• Excellente connaissance des communautés francophones de l'Ontario, des parties prenantes francophones ainsi que des enjeux linguistiques et culturels pour développer et gérer les relations, les partenariats et les initiatives avec les communautés francophones et appuyer les efforts de l'Ombudsman et de la Commissaire pour l'amélioration et le développement de la population francophone de l’Ontario.