Municipalité de Calvin - 30 mars 2026

Enquête sur une plainte au sujet de réunions tenues par le Conseil de la Municipalité de Calvin

Paul Dubé
Ombudsman de l’Ontario

Mars 2026

Plainte

1    Mon Bureau a reçu une plainte à propos de réunions tenues par le Conseil de la Municipalité de Calvin.
        
2    D’après la plainte, les résolutions de retrait à huis clos adoptées par le Conseil lors de ses réunions du 12 août, du 25 novembre et du 16 décembre 2025 ne respectaient pas les règles des réunions publiques prévues dans la Loi de 2001 sur les municipalités (la « Loi »)[1].

3    Pour les raisons qui suivent, j’ai conclu que les résolutions de retrait à huis clos adoptées par le Conseil à chacune des trois réunions enfreignaient le paragraphe 239(4) de la Loi parce qu’elles n’indiquaient pas la nature générale de chaque question devant être étudiée à huis clos.

4    De plus, j’ai conclu que le Conseil ne s’était pas conformé à l’article 4.5.3 de son règlement de procédure, qui oblige la présidence à rendre compte au public de la nature générale des questions étudiées à huis clos une fois de retour en séance publique.

Compétence de l’Ombudsman

5    La Loi de 2001 sur les municipalités prévoit que toutes les réunions d’un conseil ou d’un conseil local et de leurs comités doivent se tenir en public, sauf celles qui remplissent les conditions des exceptions prévues par la Loi[2].

6    Depuis le 1er janvier 2008, la Loi accorde à quiconque le droit de demander une enquête visant à déterminer si une municipalité a respecté ou non la Loi en se réunissant à huis clos[3]. Les municipalités peuvent nommer leur propre enquêteur(euse)[4]. La Loi fait de l’Ombudsman l’enquêteur par défaut pour les municipalités et les conseils locaux qui n’ont pas désigné le(la) leur[5].

7    C’est l’Ombudsman qui enquête sur les réunions à huis clos pour la Municipalité de Calvin.

8    Depuis 2008, mon Bureau a enquêté sur des centaines de plaintes concernant des réunions à huis clos. Pour aider les conseils municipaux, le personnel municipal et le public, nous avons créé un recueil en ligne des cas de réunions publiques. Ce recueil interrogeable vise à permettre aux intéressé(e)s d’accéder facilement aux décisions de l’Ombudsman et à ses interprétations des règles des réunions publiques. Les membres du Conseil et le personnel peuvent consulter ce recueil pour éclairer leurs discussions et leurs décisions afin de déterminer si certaines questions devraient ou pourraient être discutées à huis clos, ainsi que pour examiner les questions liées aux procédures des réunions publiques. Des résumés des décisions antérieures de l’Ombudsman sont consultables dans ce recueil : www.ombudsman.on.ca/fr/pour-le-secteur-public-et-les-elues/gouvernement-municipal/recueil-des-cas-reunions-municipales.

9    L’Ombudsman de l’Ontario est également habilité à réaliser des examens et enquêtes impartiaux concernant des centaines d’organismes publics. Cela comprend les municipalités, les conseils locaux et les sociétés contrôlées par des municipalités ainsi que les organismes gouvernementaux provinciaux, les universités financées par les fonds publics et les conseils scolaires. Il peut aussi examiner les plaintes sur les services fournis par les sociétés d’aide à l’enfance et les titulaires de permis d’un foyer, et sur les services en français fournis en vertu de la Loi sur les services en français. Pour en savoir plus sur les organismes relevant de notre Bureau : www.ombudsman.on.ca/fr/se-plaindre/en-quoi-peut-aider/contre-qui-deposer-plainte.

Processus d’enquête

10    Le 29 janvier 2026, mon Bureau a avisé la Municipalité de son intention d’enquêter sur cette plainte.

11    L’équipe de mon Bureau chargée des réunions publiques a examiné les ordres du jour et les procès-verbaux des séances publiques et à huis clos, et visionné les enregistrements vidéo des séances publiques. Nous avons aussi rencontré la directrice générale-greffière-trésorière et tous les membres du Conseil.

12    Mon Bureau a obtenu une pleine coopération dans cette affaire.

Réunions du conseil

Réunion extraordinaire du 12 août 2025

13    Le Conseil s’est rencontré le 12 août 2025 pour une réunion extraordinaire. À 18 h 31, il a adopté une résolution de retrait à huis clos afin de discuter de deux questions : [traduction] « relations de travail ou négociations avec les employés », aux termes de l’alinéa 239(2)d) de la Loi, et [traduction] « conseils qui sont protégés par le secret professionnel de l’avocat(e) », aux termes de l’alinéa 239(2)f) de la Loi. La résolution ne décrivait aucunement les questions qui seraient étudiées en vertu de ces exceptions relatives aux réunions publiques.

14    Le Conseil est retourné en séance publique à 19 h 31 et a rapporté qu’il avait discuté de questions visées par les deux exceptions citées. Aucun autre détail n’a été donné.

Réunion du Conseil du 25 novembre 2025

15    Le Conseil s’est rencontré le 25 novembre 2025 pour une réunion ordinaire. À 21 h 29, il a adopté une résolution pour [traduction] « se retirer à huis clos et dépasser la limite de 4 heures afin de discuter : de conseils qui sont protégés par le secret professionnel de l’avocat(e), y compris les communications nécessaires à cette fin », aux termes de l’alinéa 239(2)f) de la Loi.

16    Le Conseil est retourné en séance publique à 22 h 30 et a rapporté qu’il avait discuté d’une question visée par l’exception relative aux conseils protégés par le secret professionnel de l’avocat(e), y compris les communications nécessaires à cette fin. Aucun autre détail n’a été donné.

Réunion du Conseil du 16 décembre 2025

17    Le Conseil s’est rencontré le 16 décembre 2025 pour une réunion ordinaire. À 20 h 36, il a adopté une résolution de retrait à huis clos afin de discuter de deux questions : [traduction] « conseils qui sont protégés par le secret professionnel de l’avocat(e), y compris les communications nécessaires à cette fin », aux termes de l’alinéa 239(2)f) de la Loi, et [traduction] « renseignements privés concernant une personne qui peut être identifiée, al. 239(2)b), et qui ne se conforme pas au règlement de zonage », aux termes de l’alinéa 239(2)b) de la Loi.
 
18    Le Conseil est retourné en séance publique à 21 h 45 et a rapporté qu’il avait discuté d’une question visée par l’exception relative aux conseils protégés par le secret professionnel de l’avocat(e), y compris les communications nécessaires à cette fin. Il a aussi rapporté qu’il avait discuté d’une question visée par l’exception relative aux renseignements privés concernant une personne qui peut être identifiée et qui ne se conforme pas au règlement de zonage, et demandé au chef du service du bâtiment de prendre les mesures nécessaires pour rendre la situation conforme dans les 60 jours de la signification de l’avis.

Analyse

Résolutions de retrait à huis clos

19    L’alinéa 239(4)a) de la Loi prévoit qu’avant de se réunir à huis clos, le Conseil doit indiquer par voie de résolution le fait que la réunion doit se tenir à huis clos et la nature générale de la question devant y être étudiée. Dans l’arrêt Farber v. Kingston, la Cour d’appel de l’Ontario a souligné qu’une résolution visant le retrait à huis clos [traduction] « devait comporter une description générale de la question à étudier pour maximiser les renseignements communiqués au public sans compromettre la raison » de tenir la réunion à huis clos[6].

20    Annoncer publiquement qu’une réunion va se dérouler à huis clos et indiquer les questions qui vont y être débattues est plus qu’une simple formalité. Cette obligation favorise la transparence de la démocratie locale et responsabilise les décideur(euse)s quant aux affaires discutées à huis clos. Le non-respect de cette exigence peut entraîner une perte de confiance du public envers la gouvernance municipale[7]. J’ai aussi déjà recommandé que les conseils donnent, si possible, les détails de fond dans leurs résolutions de retrait à huis clos[8].

21    L’obligation d’indiquer la nature générale de la question à examiner à huis clos ne peut normalement être satisfaite par la simple invocation de l’exception prévue à la Loi[9]. Il arrive qu’on ne puisse pas ajouter de renseignements additionnels à la résolution, mais selon mon expérience, ces cas sont rares. Généralement, on peut fournir de l’information additionnelle dans la résolution de retrait à huis clos sans compromettre la raison du huis clos[10].

22    En l’espèce, j’ai examiné les trois résolutions de retrait à huis clos adoptées par le Conseil. Le 12 août et le 25 novembre 2025, le Conseil n’a pas du tout décrit les questions à étudier à huis clos, se contentant d’invoquer les exceptions relatives aux réunions publiques sur lesquelles il se fondait. Le 16 décembre 2025, il a décrit l’une des questions à étudier, mais pas celle visée par l’exception relative aux conseils protégés par le secret professionnel de l’avocat(e).

23    Par conséquent, la résolution de retrait à huis clos de chacune de ces réunions n’était pas conforme au paragraphe 239(4) de la Loi.

Compte rendu au public après la séance à huis clos

24    De nombreux(ses) enquêteur(euse)s de réunions à huis clos, dont mon Bureau, recommandent comme pratique exemplaire que les municipalités fassent rapport après les séances à huis clos et donnent des renseignements généraux sur les délibérations à huis clos[11]. Les rapports au public pourraient prendre la forme d’une discussion générale, en séance publique, des sujets examinés à huis clos, avec des renseignements sur toute décision, résolution et directive donnée au personnel. Dans d’autres cas, la nature de la discussion pourrait permettre de fournir publiquement beaucoup d’information sur la séance à huis clos[12].

25    La Municipalité de Calvin a inclus dans son règlement de procédure l’obligation de faire rapport au public. L’article 4.5.3 de ce règlement prévoit qu’à la levée de la séance à huis clos, la présidence indique au public que la réunion redevient publique et l’informe de la nature générale des questions examinées à huis clos[13].

26    Lors des réunions du 12 août et du 25 novembre 2025, quand il est retourné en séance publique, le Conseil n’a pas fourni d’information sur la nature générale des discussions tenues à huis clos. Quant à celle du 16 décembre 2025, il a inclus dans son compte rendu une description de la nature générale des discussions couvertes par l’exception relative aux renseignements privés ainsi que la directive donnée au personnel, mais n’a pas indiqué la nature générale de la question traitée en vertu de l’exception relative aux conseils protégés par le secret professionnel de l’avocat(e).

27    Par conséquent, le Conseil ne s’est pas conformé à l’article 4.5.3 de son règlement de procédure quand il est retourné en séance publique à chacune de ces réunions.

Avis

28    Le Conseil de la Municipalité de Calvin a enfreint le paragraphe 239(4) de la Loi de 2001 sur les municipalités le 12 août, le 25 novembre et le 16 décembre 2025 en ne fournissant pas, dans ses résolutions de retrait à huis clos, de description de la nature générale des questions devant être discutées à huis clos.

29    Il a aussi contrevenu à l’article 4.5.3 de son règlement de procédure le 12 août, le 25 novembre et le 16 décembre 2025 quand, de retour en séance publique, il n’a pas rendu compte au public de la nature générale de chaque question traitée à huis clos.

30    Lors de nos entretiens, les membres du Conseil ont dit à mon Bureau qu’ils connaissaient peu les règles sur les résolutions de retrait à huis clos et sur le compte rendu au public au retour d’une séance à huis clos. Ils nous ont dit s’engager à suivre les règles et à adopter ces pratiques à l’avenir.

Recommandations

31    Je formule les recommandations suivantes afin d’aider la Municipalité de Calvin à remplir ses obligations aux termes de la Loi et à améliorer la transparence de ses réunions :

Rapport

32    Le Conseil pour la Municipalité de Calvin a eu l’occasion d’examiner une version préliminaire du présent rapport et de la commenter pour mon Bureau. Le Conseil a indiqué qu’il s’engageait à mettre en œuvre les recommandations.

33    Le présent rapport sera publié sur le site Web de mon Bureau et devrait être rendu public par la Municipalité de Calvin. Conformément au paragraphe 239.2(12) de la Loi de 2001 sur les municipalités, le Conseil doit adopter une résolution indiquant comment il entend y donner suite.

________________________
Paul Dubé
Ombudsman de l’Ontario

[1] L.O. 2001, chap. 25.
[2] Ibid., article 239.
[3] Ibid., article 239.1.
[4] Ibid., paragraphe 239.2(1).
[5] Ibid., article 239.1.
[6] Farber v. Kingston (City), 2007 ONCA 173, para 21, en ligne.
[7] Ombudsman de l'Ontario, Enquête sur une plainte à propos d’une réunion tenue par le conseil de la Municipalité de Casselman le 26 octobre 2021, (août 2022), para 18 [Casselman], en ligne.
[8] Ombudsman de l'Ontario, Enquête sur la réunion à huis clos tenue par la Niagara District Airport Commission le 14 juillet 2016, (décembre 2016), en ligne.
[9] Ombudsman de l'Ontario, Enquête sur la réunion à huis clos tenue par le comité spécial de contact avec l’OPP de la Ville de Brockville, le 7 mars 2016, (juillet 2016), para 47, en ligne.
[10] Casselman, supra note 7, para 22.
[11] Ombudsman de l'Ontario, Enquête sur la réunion à huis clos tenue par la Ville d’Oshawa le 17 décembre 2015, (juillet 2016), para 58, en ligne.
[12] Ombudsman de l'Ontario, Enquête sur une plainte à propos de réunions à huis clos tenues par la Municipalité de La Nation en décembre 2018 et janvier 2019, (août 2019), para 82, en ligne.
[13] Municipalité de Calvin, règlement no 2024-49, Being a bylaw to establish rules governing the proceedings of council, the calling of meetings, and the conduct of members, staff and the public (30 juillet 2024), art. 4.5.3.