L’Ombudsman a conclu que le groupe consultatif sur le budget de la Ville de Cobalt entrait dans la définition de « comité » de la Loi de 2001 sur les municipalités et que les réunions tenues par celui-ci avant de se dissoudre en 2025 auraient ainsi dû être ouvertes au public.
Enquête sur les réunions tenues par le groupe consultatif sur le budget de 2025 de la Ville de Cobalt les 6 et 27 mars et le 23 avril 2025
Paul Dubé
Ombudsman de l’Ontario
Février 2026
1 Mon Bureau a reçu une plainte à propos des réunions tenues les 6 et 27 mars et le 23 avril 2025 par le groupe consultatif sur le budget de 2025 de la Ville de Cobalt. Selon la plainte, le groupe consultatif a travaillé à huis clos et n’a pas suivi les règles des réunions publiques prescrites par la Loi de 2001 sur les municipalités (la « Loi »)[1].
2 L’enquête de mon Bureau a permis de conclure que le groupe consultatif entre dans la définition de « comité » de la Loi, et qu’il doit donc suivre ses règles sur les réunions publiques, notamment en ouvrant à tou(te)s ses réunions après avoir fourni un avis public de leur tenue, sauf si des exceptions s’appliquent. Les réunions du groupe consultatif sur le budget de 2025 de la Ville de Cobalt des 6 et 27 mars et du 23 avril 2025 ont été indûment fermées au public, ce qui va à l’encontre de la Loi.
3 Au cours de mon enquête, j’ai appris que la Ville avait demandé conseil concernant les procédures de réunion à la firme E4M, laquelle fournit des services aux municipalités. La Ville devrait revoir les procédures de réunion de tous ses groupes consultatifs pour s’assurer du respect des règles des réunions publiques.
4 La Loi dispose que toutes les réunions d’un conseil ou d’un conseil local et de leurs comités doivent être ouvertes au public, sauf si les exceptions prévues par la Loi s’appliquent.
5 Depuis le 1er janvier 2008, la Loi accorde à quiconque le droit de demander une enquête visant à déterminer si une municipalité ou un conseil local a respecté la Loi en se réunissant à huis clos. La Loi fait de l’Ombudsman l’enquêteur par défaut pour les municipalités qui n’ont pas désigné le(la) leur.
6 C’est donc l’Ombudsman qui enquête sur les réunions à huis clos de la Ville de Cobalt.
7 Lorsque nous enquêtons sur des plaintes concernant des réunions à huis clos, nous cherchons à savoir si les exigences relatives aux réunions publiques énoncées dans la Loi et le règlement de procédure municipal ont été respectées.
8 Depuis 2008, mon Bureau a enquêté sur des centaines de réunions à huis clos. Pour aider les conseils municipaux, le personnel municipal et le public, nous avons créé un recueil en ligne des cas de réunions publiques. Ce recueil interrogeable vise à permettre aux intéressé(e)s d’accéder facilement aux décisions de l’Ombudsman et à ses interprétations des règles des réunions publiques. Les membres du Conseil et le personnel peuvent consulter ce recueil pour éclairer leurs discussions et leurs décisions afin de déterminer si certaines questions devraient ou pourraient être discutées à huis clos, ainsi que pour examiner les questions liées aux procédures des réunions publiques. Des résumés des décisions antérieures de l’Ombudsman sont consultables dans ce recueil : www.ombudsman.on.ca/fr/pour-le-secteur-public-et-les-elues/gouvernement-municipal/recueil-des-cas-reunions-municipales.
9 L’Ombudsman de l’Ontario a également le pouvoir de réaliser des examens et enquêtes impartiaux concernant des centaines d’organismes publics. Cela comprend les municipalités, les conseils locaux et les sociétés contrôlées par des municipalités ainsi que les organismes gouvernementaux provinciaux, les universités financées par les fonds publics et les conseils scolaires. Le mandat de l’Ombudsman comprend aussi l’examen des plaintes sur les services fournis par les sociétés d’aide à l’enfance et les titulaires de permis d’un foyer ainsi que sur les services en français fournis en vertu de la Loi sur les services en français. Pour en savoir plus sur les organismes relevant de notre Bureau : www.ombudsman.on.ca/fr/se-plaindre/en-quoi-peut-aider/contre-qui-deposer-plainte.
10 Le 9 juillet 2025, mon Bureau a avisé la Ville de son intention d’enquêter sur cette plainte.
11 Nous avons examiné l’information concernant le groupe consultatif sur le budget de 2025, y compris le règlement de procédure de la Ville, les résolutions du Conseil et un rapport du personnel au sujet des groupes consultatifs, et la résolution du Conseil pour la nomination des membres du groupe. Par ailleurs, nous avons lu les notes de réunions du groupe et parlé à l’ancien greffier de la Ville et aux représentant(e)s d’E4M, la firme nommée dans le rapport du personnel ayant mené à la création des groupes consultatifs de la Ville.
12 Mon Bureau a obtenu une pleine coopération pendant son enquête.
13 En novembre 2023, le Conseil a résolu de changer le nom de ses comités (committees) pour « groupes consultatifs » (advisory groups)[2]. Le comité sur le budget de la Ville a donc été renommé « groupe consultatif sur le budget ».
14 On peut lire dans un rapport du personnel de cette époque [Traduction] « donner aux comités l’appellation de groupes leur permettra d’avoir des discussions sans s’inquiéter des points à huis clos[3] ». Il y était indiqué que cette recommandation au Conseil se basait sur des renseignements fournis par E4M.
15 La firme E4M nous a informé(e)s qu’à cette époque, en plus d’agir à titre de commissaire à l’intégrité pour la Ville, elle lui donnait aussi des conseils généraux sur des questions municipales. E4M a confirmé avoir parlé avec l’ancien greffier et la mairesse des changements apportés à la structure des comités et aux procédures de réunion de la Ville. Selon la directrice d’E4M, la Ville n’a pas appliqué les conseils fournis. Elle se souvient que la firme avait conseillé à la Ville de créer des groupes de travail (que la Ville a nommé « groupes consultatifs ») qui seraient nommés par le directeur municipal de la Ville plutôt que des comités désignés par le Conseil.
16 On nous a informé(e)s que le groupe consultatif avait été nommé pour préparer un budget préliminaire pour le Conseil. Il n’existe pas de mandat ou de règlement pour le groupe consultatif sur le budget de 2025.
17 Le Conseil a désigné deux de ses membres pour siéger au groupe consultatif dans une résolution prise le 15 octobre 2024[4]. Ledit groupe n’a pas tenu de réunion avant mars 2025. Ses membres se sont réunis les 6 et 27 mars, et le 23 avril 2025, puis ont cessé de se voir une fois le budget prêt. L’ancien greffier et la greffierière adjointe ont assisté à chaque réunion, et la mairesse, à celles du 27 mars et du 23 avril 2025.
18 Au paragraphe 238(1) de la Loi, le terme « comité » est défini comme un comité ou sous-comité consultatif ou autre, ou une entité similaire, dont au moins 50 % des membres sont également membres d’un ou de plusieurs conseils municipaux ou conseils locaux. La Loi de 2001 sur les municipalités prévoit que toutes les réunions des comités d’un conseil doivent être publiques.
19 Le règlement de procédure de la Ville adopte la définition de « comité » de la Loi[5]. La mairesse est membre d’office de tous les comités et peut voter, mais ne compte pas pour le quorum, sauf si nécessaire. Le règlement de procédure exige que le(la) greffier(ière) annonce publiquement la tenue des réunions de comités en affichant l’ordre du jour sur le site Web de la Ville et la porte de l’hôtel de ville au minimum 48 heures avant la réunion.
20 La composition du groupe travaillant sur le budget de 2025 a été déterminée par résolution du Conseil; deux conseiller(ère)s ont été nommé(e)s. Bien que l’ancien greffier et la greffière adjointe aient participé aux réunions, ni lui ni elle ne faisaient partie du groupe de travail. Ainsi, le groupe se composait uniquement de membres du Conseil, ce qui cadre avec le seuil de 50 % des membres et la définition du terme « comité » dans la Loi.
21 Le groupe consultatif a tenu des réunions les 6 et 27 mars et le 23 avril 2025. Aucun procès-verbal n’a été rédigé. Nous avons toutefois examiné les notes de la greffière adjointe concernant les discussions et les questions abordées. À chaque réunion du groupe consultatif, le quorum de membres a été atteint (les deux membres du Conseil) et le travail de préparation du budget préliminaire 2025 a avancé de façon importante.
22 La Ville n’a pas fait paraître d’avis public des réunions du groupe, comme l’exige la Loi ou le règlement de procédure de la Ville, et le public n’était pas autorisé à assister aux séances. Par conséquent, ces réunions étaient fermées au public.
23 Le groupe consultatif cadre avec la définition de « comité » de la Loi; il devait donc suivre les règles des réunions publiques, notamment en ouvrant à tou(te)s ses réunions après avoir fourni un avis public de leur tenue, sauf si des exceptions s’appliquaient, rédiger un procès-verbal et adopter une résolution avant la fin de ses réunions.
24 Étant donné qu’il cadre aussi avec la définition de « comité » du règlement de procédure de la Ville, le groupe consultatif devait également en respecter les exigences, y compris la parution d’avis de réunions publics.
25 La Ville a donc contrevenu à la Loi et à son propre règlement de procédure en omettant d’annoncer publiquement les réunions du groupe consultatif sur le budget de 2025 des 6 et 27 mars et du 23 avril 2025, par ailleurs fermées au public.
26 Pour tirer ces conclusions, j’ai pris connaissance des conseils qu’E4M a donnés à la Ville, sans toutefois être en accord avec ceux-ci. La nomination d’un comité ou d’une autre entité – qu’elle vienne du Conseil ou du personnel – n’est pas un facteur déterminant. Comme il a été expliqué précédemment, la Loi est catégorique : le terme « comité » désigne une entité dont au moins 50 % des membres sont également membres d’un conseil municipal ou local. Une telle entité doit donc suivre les règles des réunions publiques. En outre, le nom ou le titre que la municipalité donne à l’entité n’a aucune incidence sur sa correspondance avec cette définition. Le changement du nom « comité » pour celui de « groupe consultatif » en novembre 2023 n’a pas exclu l’entité de la définition de « comité ».
27 Les municipalités sont les seules responsables de suivre les règles des réunions publiques de la Loi. Aucune municipalité n’est acquittée en cas de non-conformité sous prétexte d’avoir pris ses décisions sur la base d’informations erronées.
28 Bien que les membres du groupe consultatif sur le budget de 2025 ne se réunissent plus, j’encourage la Ville à revoir les pratiques ayant trait aux réunions de ses groupes consultatifs pour garantir le respect des règles des réunions publiques de la Loi, de même que de son propre règlement de procédure.
29 Je fais les recommandations suivantes afin d’aider la Ville de Cobalt à s’acquitter des obligations qui lui incombent selon la Loi de 2001 sur les municipalités et à accroître la transparence de ses réunions :
Les membres du Conseil de la Ville de Cobalt devraient demeurer vigilant(e)s dans l’exercice de leur obligation individuelle et collective de s’assurer que la Municipalité assume ses responsabilités prévues dans la Loi de 2001 sur les municipalités et son règlement de procédure.
La Ville de Cobalt doit s’assurer de faire paraître un avis public avant toutes les réunions de ses comités et veiller à ce que ces dernières soient ouvertes à tou(te)s, sauf exception en vertu de la Loi de 2001 sur les municipalités.
La Ville de Cobalt devrait évaluer tous les groupes consultatifs qui entrent dans la définition de « comité » pour s’assurer qu’ils suivent les règles des réunions publiques de la Loi.
30 La Ville de Cobalt et E4M ont pu examiner une version préliminaire du présent rapport et la commenter pour mon Bureau. Nous n’avons reçu aucun commentaire.
31 Le présent rapport sera publié sur le site Web de mon Bureau et devrait aussi être rendu public par la Ville de Cobalt. Conformément au paragraphe 239.2(12) de la Loi de 2001 sur les municipalités, le Conseil doit adopter une résolution indiquant comment il entend y donner suite.
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Paul Dubé
Ombudsman de l’Ontario
[1] SO 2001, c 25.
[2] Résolution no 2024-182.
[3] Rapport du personnel 2023.11.07.05, Ad-Hoc Committees to Town Manager Advisory Groups, 1er novembre 2023.
[4] Résolution no 2024-182.
[5] Règlement no 2022-25 Being a By-Law to govern the proceedings of Council and Committee meetings in the Town of Cobalt, en ligne.
