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L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil de la Ville de St. Catharines. Il a conclu que, bien que le conseil ait adopté verbalement une résolution pour se retirer à huis clos, le procès-verbal de la séance publique n’avait pas consigné la résolution. De plus, la résolution verbale ne donnait aucune description générale des questions à discuter à huis clos, ni des exceptions invoquées pour tenir des discussions à huis clos.
L’Ombudsman a examiné une réunion du conseil du Canton de Front of Yonge. L’Ombudsman a souligné que le procès-verbal de la réunion n’avait pas inclus la discussion du conseil sur les bacs de recyclage. La municipalité a pour habitude de consigner uniquement les motions et les votes officiels du conseil dans ses procès-verbaux. L’Ombudsman a souligné que, pour conserver des comptes rendus complets et exacts, toutes les questions de fond et de procédure discutées en réunion devraient être enregistrées.
L’Ombudsman a examiné une réunion du conseil du Canton de Tehkummah. Durant la séance à huis clos, le greffier a quitté la salle de réunion et aucun procès-verbal de la séance à huis clos n’a été dressé. L’Ombudsman a conclu que la municipalité ne s’était pas acquittée de son obligation légale de consigner les délibérations du conseil. L’Ombudsman a recommandé que le Canton veille à conserver un procès-verbal des séances publiques et des séances à huis clos pour toutes les réunions du conseil municipal, des conseils locaux et des comités. L’Ombudsman a aussi recommandé que les comptes rendus de réunions soient complets et reflètent avec exactitude toutes les questions de fond et de procédure qui ont été discutées, et il a préconisé de faire des enregistrements audio et/ou vidéo des réunions.
L’Ombudsman a examiné deux réunions à huis clos tenues par le Comité des travaux publics du Canton de Bonfield. L’Ombudsman a souligné que le procès-verbal de la séance publique du Comité faisait uniquement état des résolutions adoptées par le Comité. L’Ombudsman a aussi conclu que le Comité avait exclu la greffière durant le procès-verbal du huis clos et n’avait pas pris de notes officielles de cette partie de la réunion. L’Ombudsman a déterminé qu'en raison de ces pratiques de la municipalité, la teneur des discussions du Comité n’était pas adéquatement consignée. L’Ombudsman a recommandé que la municipalité veille à dresser des procès-verbaux de toutes les réunions du conseil, des conseils locaux et des comités, aussi bien pour les séances publiques que pour les séances à huis clos. L’Ombudsman a aussi recommandé que les comptes rendus des réunions soient complets et reflètent avec exactitude toutes les questions de fond et de procédure discutées, et il a préconisé à la municipalité de faire des enregistrements audio et/ou vidéo. Enfin, l’Ombudsman a déterminé que, si la greffière du Comité délègue ses responsabilités de rédaction du procès-verbal, et si la greffière n’assiste pas à la réunion, la délégation de pouvoir devrait se faire officiellement par écrit.
L’Ombudsman a examiné sept réunions à huis clos tenues par le conseil de la Municipalité de South Huron. L’Ombudsman a conclu que, pour plusieurs de ces réunions, les procès-verbaux manquaient de renseignements. Ainsi, dans le cas d’une réunion, le procès-verbal ne donnait aucun renseignement sur les discussions qui avaient eu lieu. Dans un autre cas, le procès-verbal ne consignait pas tous les sujets de la discussion tenue à huis clos. L’Ombudsman a recommandé que la municipalité veille à conserver des procès-verbaux complets et exacts qui reflètent toutes les questions de fond et de procédure discutées. De plus, l’Ombudsman a préconisé que la municipalité instaure un processus d’enregistrement audio de ses séances à huis clos.
L’Ombudsman a examiné plusieurs réunions à huis clos tenues par le Comité spécial du patrimoine de la Ville de Mattawa. L’Ombudsman a souligné que la municipalité n’avait pas conservé de compte rendu officiel de deux réunions. Il a recommandé que la municipalité veille à conserver un compte rendu adéquat des séances à huis clos, conformément aux exigences de la Loi de 2001 sur les municipalités.