L’Ombudsman a examiné la tenue d’une réunion informelle le 11 mars 2025 entre plusieurs membres du comité de la planification et de l’environnement de la Ville de London et un député. Il a statué que la discussion, qui portait sur les répercussions de nouveaux tarifs commerciaux et la possibilité de contre-tarifs à l’échelle locale, consistait en un échange d’information sur une question n’entrant pas dans le mandat de ce comité. Par conséquent, cette discussion n’avait pas fait avancer de façon importante les travaux ou la prise de décision du comité, et la réunion informelle ne constituait pas une réunion au sens de la Loi de 2001 sur les municipalités.
L’Ombudsman a reçu une plainte alléguant que le Comité plénier du Canton de Ramara a contrevenu à la Loi de 2001 sur les municipalités en tenant deux réunions par courriel les 23 et 24 octobre 2024. Dans les deux cas, un(e) membre du Comité avait envoyé un courriel aux autres membres, donc le quorum était atteint. Concernant le courriel du 23 octobre, l’Ombudsman a conclu qu’il constituait une réunion au sens de la Loi de 2001 sur les municipalités parce que le message a fait avancer de façon importante les travaux ou la prise de décision du Comité. Plus précisément, il contenait la proposition d’une mesure à suivre – le retrait du budget du Canton d’un programme de gestion des déchets alimentaires –, mesure que le Comité a adoptée par la suite. Quant au courriel du 24 octobre, l’Ombudsman a conclu que le quorum du Comité était atteint, mais que le message n’avait pas fait avancer de façon importante les travaux ou la prise de décision du Canton, donc ne constituait pas une réunion au sens de la Loi.
L’Ombudsman a enquêté sur une discussion par courriel des membres du Conseil du Canton de Frontenac Islands à propos d’une lettre de délégation à la ministre de la Santé. Selon son enquête, cette discussion constituait une réunion, en contravention aux règles des réunions publiques, parce qu’un quorum des conseiller(ère)s y avait participé et qu’elle avait fait avancer de manière importante les travaux ou la prise de décision du Conseil.
Il ressort de l’enquête de l’Ombudsman que quatre membres du Conseil de la Municipalité de Russell ont discuté individuellement par téléphone du poste vacant de maire(esse) avant la réunion ordinaire du Conseil, mais que ces discussions ne constituaient pas une réunion étant donné que le quorum n’était pas atteint et qu’elles n’ont pas fait avancer de façon importante les travaux ou la prise de décision.
L’Ombudsman a conclu qu’il n’y a pas eu réunion illégale au sens de la Loi de 2001 sur les municipalités lorsque cinq membres du Conseil de la Ville du Grand Sudbury ont assisté à une réunion du Réseau d’action communautaire de Flour Mill le 8 avril 2024. Même si les cinq membres constituaient le quorum du Comité des opérations de la Ville, ils(elles) n’ont pas fait avancer de façon importante les travaux ou la prise de décision du Comité en assistant à la réunion.
L’Ombudsman a enquêté sur une plainte alléguant que l’équipe des communications du Canton de Wollaston constituait un comité du Conseil et que toutes les réunions qu’elle avait pu tenir depuis sa création auraient dû être assujetties aux règles des réunions publiques de Loi de 2001 sur les municipalités. Durant l’enquête, notre Bureau a pris connaissance d’un appel téléphonique entre deux des trois membres de l’équipe des communications. L’Ombudsman a conclu ce qui suit :
- L’équipe des communications est un comité du Conseil.
- Même si le quorum a été atteint durant l’appel, la discussion n’a pas fait avancer de façon importante les travaux ou la prise de décision de l’équipe des communications.
- L’équipe des communications n’avait autrement tenu aucune réunion en date de l’enquête.
L’Ombudsman a recommandé, à titre de pratique exemplaire, que l’équipe des communications prenne soin d’éviter les discussions pouvant faire avancer ses travaux ou sa prise de décision lors de rencontres informelles, y compris par voie électronique (comme un appel téléphonique), puisque le quorum peut facilement être atteint en raison de la petite taille de ce comité.
L’enquête de l’Ombudsman a révélé que le Conseil du Canton de The North Shore n’a pas contrevenu à la Loi de 2001 sur les municipalités lorsqu’un quorum de ses membres a discuté de façon informelle immédiatement après la réunion du 20 mars 2024 et participé à des discussions de groupe par messages textes les 24 et 25 mars 2024. Même si ces discussions étaient entre des membres du Conseil formant quorum, elles ne constituaient pas des « réunions » régies par les règles des réunions publiques, puisque les membres n’ont pas fait avancer de façon importante les travaux ou la prise de décision du Conseil.
L’Ombudsman a examiné une plainte alléguant qu’un groupe de conseiller(ère)s du Canton de Black River-Matheson formant quorum aurait tenu des rencontres informelles en contravention de la Loi de 2001 sur les municipalités, dans les jours ayant précédé la réunion extraordinaire tenue le 20 février 2024. Son enquête n’a révélé aucune preuve qui puisse appuyer cette allégation.
L’Ombudsman a reçu une plainte alléguant que le groupe de travail chargé du programme de permis de location à court terme de la Ville de Kawartha Lakes aurait tenu des réunions illégales entre avril et juin 2023, pendant l’élaboration d’un règlement pour encadrer et régir les logements locatifs à court terme et les permis y afférents. Il a conclu qu’il n’existait aucune preuve de réunions illégales, que les dispositions du règlement en question ont fait l’objet de discussions en séance publique et que, par conséquent, il n’y a eu aucune infraction à la Loi de 2001 sur les municipalités.
L’Ombudsman a conclu qu’une rencontre de membres du Comité dans l’établissement d’un organisme local constituait une réunion illégale selon les règles des réunions publiques parce que le quorum du Comité était atteint et qu’il y a eu lors de cette rencontre avancement important des travaux du Comité. L’Ombudsman a noté que l’information obtenue par les membres durant la rencontre pouvait raisonnablement être interprétée comme ayant éclairé la prise de décision lors d’un vote, tenu plus tard ce jour-là, pour approuver le financement conditionnel de l’organisme. Il a recommandé que les membres qui organisent des visites pouvant être assujetties aux règles des réunions publiques consultent le personnel de la Ville.
Étant donné les modifications législatives apportées aux règles des réunions publiques en raison de la pandémie, les membres peuvent être considéré(e)s comme étant « présent(e)s » lorsqu’ils(elles) se rencontrent par voie électronique pour discuter des travaux du Conseil et les faire avancer. Par conséquent, l’Ombudsman a conclu qu’un quorum du Conseil de la Municipalité de Casselman a fait avancer de façon importante des dossiers qui relèvent des travaux du Conseil lors d’un appel audiovisuel secret le 26 janvier 2021. L’appel constituait une « réunion » au sens de la Loi de 2001 sur les municipalités, et était une contravention très grave aux règles des réunions publiques.
L’Ombudsman a conclu que le Canton de Morley a contrevenu aux règles des réunions publiques prévues par la Loi de 2001 sur les municipalités le 14 décembre 2022 en omettant de traiter une rencontre atteignant le quorum des membres du Conseil (ainsi que le quorum d’un comité) comme une réunion régie par les règles des réunions publiques. Les membres du Conseil présents ont discuté d’activités de déneigement avec une personne membre du personnel d’une manière qui a fait avancer de façon importante les travaux et la prise de décision du Canton, cette rencontre constituant alors une réunion assujettie aux règles des réunions publiques.
L’Ombudsman a examiné une plainte dans laquelle il est allégué que le Conseil de la Ville d’Amherstburg s’est illégalement réuni à huis clos pendant un souper le 13 juin 2022 entre deux réunions prévues au calendrier, l’une à huis clos et l’autre publique. Après examen, l’Ombudsman a conclu que le souper en question était informel et convivial, et que rien n’indiquait que des affaires du Conseil auraient été discutées pendant ce repas ou en dehors des réunions prévues.
L’Ombudsman a examiné une plainte dans laquelle il est allégué que le Conseil de la Ville d’Amherstburg s’est illégalement réuni à huis clos pendant un souper le 13 juin 2022 entre deux réunions prévues au calendrier, l’une à huis clos et l’autre publique. L’examen de l’Ombudsman n’a révélé aucune preuve indiquant qu’un quorum du Conseil de la Ville d’Amherstburg ait pu faire avancer ses travaux ou sa prise de décision en dehors des réunions prévues au calendrier. Par conséquent, il n’y a pas eu, pendant ce souper, de « réunion » au sens de la Loi de 2001 sur les municipalités.
L’Ombudsman a reçu une plainte alléguant que les membres du conseil de la Ville de London s’étaient réunis en dehors d’une réunion officielle du conseil ou du Comité pour discuter dans le but de pourvoir un siège vacant en nommant une personne en particulier, étant donné que le public avait été informé qu’il pouvait présenter des lettres de soutien au conseil à ce sujet avant la réunion du Comité des services généraux de la Ville le 12 octobre 2021. Le poste vacant avait été annoncé publiquement en septembre 2021, ainsi que dans les médias à peu près à la même époque. L’Ombudsman n’a trouvé aucune preuve que le Comité ou le conseil s’était réuni en privé pour discuter du poste vacant avant la réunion du Comité le 12 octobre 2021.
L’Ombudsman a reçu une plainte alléguant que le conseil de la Municipalité de Casselman avait tenu une séance à huis clos le 27 mai 2021, quand trois membres du conseil avaient assisté à un appel vidéo concernant un projet de développement avec une municipalité voisine. La présence de deux membres du conseil n’a jamais été révélée aux autres participant(e)s à l’appel vidéo. Le(la) plaignant(e) craignait que cette rencontre ne constitue une réunion illégale en vertu de la Loi de 2001 sur les municipalités. L’Ombudsman a conclu que l’appel vidéo n’avait pas enfreint la Loi car les discussions qui s’étaient tenues lors de l’appel étaient de nature technique et informative et n’avaient pas fait avancer de façon importante les travaux ou la prise de décision du conseil. Néanmoins, l’Ombudsman a fortement encouragé la Municipalité à maximiser la transparence de ses pratiques en divulguant la présence de tous(toutes) les participant(e)s à toute rencontre virtuelle.
L’Ombudsman a reçu une plainte alléguant que le 15 juin 2020 un quorum des conseillers de la Ville de Hawkesbury avait discuté des travaux du conseil qu’ils avaient l’intention de présenter lors d’une réunion du conseil prévue pour le lendemain, et au sujet desquels ils comptaient voter alors. La plainte alléguait que la discussion équivalait à une « réunion », qui avait été indûment close au public, contrairement à la Loi de 2001 sur les municipalités. L’enquête de l’Ombudsman a conclu que la maire s’était entretenue individuellement avec trois conseillers municipaux au sujet de licenciements d’employés, lors de discussions séparées. L’Ombudsman a aussi conclu que ces discussions en série ne constituaient pas des réunions car le quorum des conseillers n’avait jamais été atteint, contrairement à ce qu’exige la définition de « réunion » énoncée dans la Loi.
L’Ombudsman a enquêté sur une plainte alléguant qu’un quorum des membres du conseil du SAC du Grand Napanee s’était réuni dans les locaux d’une entreprise privée le 24 juin 2020, contrairement aux dispositions de la Loi de 2001 sur les municipalités en matière de réunions publiques. L’Ombudsman a conclu que les discussions tenues par les membres du conseil portaient sur des questions à caractère social, et sur la façon dont chaque propriétaire d’entreprise faisait face à la pandémie de COVID-19. Par conséquent, cette rencontre n’avait pas fait avancer de manière importante les travaux ou les prises de décisions du SAC, et ne constituait pas une « réunion » contraire aux dispositions des réunions publiques énoncées dans la Loi de 2001 sur les municipalités.
L’Ombudsman a examiné une plainte alléguant que, lors d’une réunion publique le 24 février 2020, le conseil de la Ville de Saugeen Shores s’était réuni illégalement en discutant des travaux du conseil durant une pause. L’Ombudsman a conclu que, même si le quorum du conseil était atteint lors de cette pause, aucun membre du conseil n’avait eu de discussions susceptibles de faire avancer de façon importante les travaux du conseil et le conseil n’avait pris aucune décision. La greffière avait simplement communiqué les prochaines étapes possibles au maire, qui avait transmis ces renseignements au conseil. Le conseil avait repris sa séance publique pour exercer son pouvoir décisionnel. Comme les travaux du conseil n’avaient pas avancé de façon importante et que le conseil n’avait pris aucune décision durant la pause, ces discussions ne constituaient pas une réunion et n’étaient donc pas assujetties aux règles des réunions publiques.
L’Ombudsman a examiné une série de courriels échangés par les membres du conseil, qui faisaient référence à des échanges informels entre les membres du conseil à une date antérieure. D’après les renseignements que nous avons recueillis durant nos entrevues, l’Ombudsman a conclu qu’il n’y avait pas eu de réunion informelle.
L’Ombudsman a reçu une plainte alléguant que les conseillers de la Ville de Pelham avaient voté par courriel pour décider s’ils seraient en faveur de l’acceptation d’un don éventuel. L’Ombudsman a conclu que l’échange de courriels n’avait pas enfreint les exigences de la Loi de 2001 sur les municipalités en matière de réunions publiques, qui s’appliquent généralement aux « réunions » où le quorum des conseillers est physiquement atteint. Toutefois, l’Ombudsman a conclu que la Ville de Pelham avait agi sans autorité légale quand elle avait pris des mesures après cet échange informel de courriels. En omettant de procéder par voie de résolution et de règlement de confirmation adopté lors d’une réunion dûment constituée du conseil, la municipalité a tenté de soustraire son processus décisionnel à l’examen du public. Ces actes étaient contraires à la Loi et erronés au regard du paragraphe 21 (1) de la Loi sur l’Ombudsman.
L’Ombudsman a reçu une plainte à propos d’une rencontre à laquelle deux membres du conseil avaient assisté le 14 avril 2019. Le conseil de Lambton Shores est composé de neuf membres. La nouvelle définition de « réunion » donnée dans la Loi de 2001 sur les municipalités stipule qu’un quorum des membres doit être physiquement atteint pour qu’une rencontre soit assujettie aux règles des réunions publiques.
L’Ombudsman a reçu une plainte alléguant que des conseillers avaient discuté de manière informelle une question en privé avant la réunion tenue par le conseil le 10 janvier 2019, contrairement aux dispositions de la Loi de 2001 sur les municipalités. L’Ombudsman n’a trouvé aucune preuve indiquant que le conseil aurait enfreint les dispositions des réunions publiques énoncées dans la Loi sur les municipalités quand le maire s’est entretenu avec un petit nombre de conseillers élus lors de deux rencontres, avant l’assermentation des nouveaux conseillers. Toutefois, par souci d’ouverture et de transparence, l’Ombudsman a mis les municipalités en garde de soigneusement éviter que les conseillers élus se rencontrent ainsi en privé.
Les membres du conseil de la Ville de Hamilton n’ont pas enfreint les règles des réunions publiques énoncées dans la Loi de 2001 sur les municipalités quand ils ont échangé des courriels au sujet d’un siège vacant au conseil en juin 2018. La nouvelle définition de « réunion » donnée dans la Loi stipule qu’un quorum doit être présent, si bien qu’un échange de courriels ne peut pas être considéré comme une réunion assujettie aux règles des réunions publiques. Dans l’intérêt de l’ouverture et de la transparence, les conseils municipaux devraient continuer d’éviter de travailler aux activités municipales en dehors d’une réunion officielle.
L’Ombudsman a examiné un rassemblement informel de trois membres du conseil du Canton de Front of Yonge après une réunion ordinaire du conseil. L’Ombudsman a conclu que les trois membres du conseil étaient restés dans la salle du conseil après la réunion ordinaire, mais qu'ils n’avaient pas discuté des travaux du conseil. Par conséquent, il n’y avait pas eu de réunion illégale.
L'Ombudsman a conclu que deux réunions informelles des conseiller(ère)s nouvellement élu(e)s de la Ville de Kearney n’avaient pas enfreint la Loi sur de 2001 les municipalités, car ils(elles) n'avaient pas encore été assermenté(e)s et il n'y avait donc pas eu de quorum du conseil actuel. Toutefois, ces réunions ont donné lieu à des discussions sur les travaux futurs du conseil et elles étaient donc incompatibles avec les principes de transparence et d'ouverture qui sous-tendent les exigences des réunions publiques.