Ville d'Elliot Lake

février 20, 2024

20 février 2024

L’Ombudsman a reçu des plaintes alléguant que deux réunions à huis clos tenues par le Conseil de la Ville d’Elliot Lake ne répondaient pas aux critères des exceptions applicables aux réunions à huis clos. Il a conclu que ces réunions remplissaient les critères des exceptions applicables, mis à part une partie de l’une des discussions à huis clos, qui n’entrait pas dans l’exception relative aux renseignements privés.

Ce lien s'ouvre dans un nouvel ongletRapport final d'enquête de l'Ombudsman sur une plainte à propos de réunions à huis clos tenues par la Ville d’Elliot Lake en janvier 2023 (PDF accessible)

Enquête sur une plainte à propos de réunions à huis clos tenues par la Ville d’Elliot Lake les 12 et 30 janvier 2023

Paul Dubé
Ombudsman de l’Ontario

Février 2024

Plainte

1 Mon Bureau a reçu une plainte alléguant que le Conseil de la Ville d’Elliot Lake (la « Ville ») a tenu, les 12 et 30 janvier 2023, des réunions qui n’entraient pas dans les exceptions relatives aux réunions à huis clos prévues par la Loi de 2001 sur les municipalités[1] (la « Loi »). Selon cette plainte, trois des points inscrits à l’ordre du jour des séances à huis clos du Conseil ne répondaient pas aux critères des exceptions prévues aux règles des réunions publiques [traduction] : « Mise au point de l’avocat(e) de la Ville » le 12 janvier, puis « Organigramme de la direction et grille salariale » et « Propositions pour le 225, route 108 – mises à jour » le 30 janvier.

2 Mon enquête a révélé que la Ville d’Elliot Lake avait respecté les règles du huis clos le 12 janvier, ainsi que pour deux de ses discussions tenues à huis clos le 30 janvier. Toutefois, elle a enfreint les règles des réunions publiques le 30 janvier, lorsque le Conseil a discuté de l’organigramme de la Ville à huis clos.

Compétence de l’Ombudsman

3   La Loi de 2001 sur les municipalités dispose que toutes les réunions d’un conseil ou d’un conseil local et de leurs comités doivent être ouvertes au public, sauf si les conditions des exceptions prévues par la Loi sont remplies.

4   Depuis le 1er janvier 2008, la Loi accorde à quiconque le droit de demander une enquête visant à déterminer si une municipalité a respecté ou non la Loi en se réunissant à huis clos. Les municipalités peuvent nommer leur propre enquêteur(euse). La Loi fait de l’Ombudsman l’enquêteur par défaut pour les municipalités qui n’ont pas désigné le(la) leur.

5   L’Ombudsman enquête sur les réunions à huis clos pour la Ville d’Elliot Lake.

6   Lorsque nous enquêtons sur des plaintes concernant des réunions à huis clos, nous cherchons à savoir si les exigences relatives aux réunions publiques énoncées dans la Loi et dans le règlement de procédure applicable ont été respectées.

7   Depuis 2008, mon Bureau a enquêté sur des centaines de réunions à huis clos. Pour aider les conseils municipaux, le personnel municipal et le public, nous avons créé un recueil en ligne des cas de réunions publiques. Nous avons créé ce recueil interrogeable pour permettre aux intéressé(e)s d’accéder facilement aux décisions de l’Ombudsman et à ses interprétations des règles des réunions publiques. Les membres des conseils et le personnel peuvent consulter ce recueil pour éclairer leurs discussions et leurs décisions afin de déterminer si certaines questions devraient ou pourraient être discutées à huis clos, ainsi que pour examiner les questions liées aux procédures des réunions publiques. Des résumés des décisions antérieures de l’Ombudsman sont consultables dans ce recueil : www.ombudsman.on.ca/digest-fr/accueil.

8   L’Ombudsman de l’Ontario a aussi le pouvoir d’effectuer en toute impartialité des examens et des enquêtes sur des centaines d’organismes du secteur public : municipalités, conseils locaux, sociétés contrôlées par les municipalités, organismes du gouvernement provincial, universités financées par des fonds publics et conseils scolaires. En outre, il peut aussi examiner les plaintes sur les services fournis par les sociétés d’aide à l’enfance et les titulaires de permis d’établissement, et sur les services en français fournis aux termes de la Loi sur les services en français. Pour en savoir plus sur les organismes relevant de notre bureau : https://www.ombudsman.on.ca/portez-plainte/champ-de-surveillance.

Processus d’enquête

9   Le 21 juin 2023, nous avons avisé la Ville de notre intention d’enquêter sur cette plainte.

10   Nous avons examiné les parties pertinentes des règlements municipaux de la Ville, les documents afférents aux réunions des 12 et 30 janvier et la Loi sur les municipalités. De plus, mon Bureau a mené des entrevues avec les membres du Conseil et la greffière .

11   Mon Bureau a obtenu une pleine coopération dans cette affaire.

La réunion du 12 janvier 2023

12   Le 12 janvier 2023, le Conseil a tenu une réunion extraordinaire. Le procès-verbal de cette réunion mentionne que le Conseil a adopté une résolution pour se retirer à huis clos afin de discuter d’une mise au point de l’avocat(e) de la Ville, conformément à l’exception relative aux conseils protégés par le secret professionnel de l’avocat(e), prévue à l’alinéa 239(2)f) de la Loi.

13   La greffière a dit à mon Bureau que, pendant la séance à huis clos, l’avocat(e) de la Ville avait informé le Conseil de la décision de la Cour supérieure dans l’affaire City of Elliot Lake (Integrity Commissioner) v. Patrie[2]. L’avocat(e) lui a fourni un avis juridique et lui a demandé ses instructions en la matière.

14   À son retour en séance publique, le Conseil a adopté la résolution suivante, déclarant le siège du maire vacant :

[Traduction]
Attendu que le paragraphe 262(1) de la Loi de 2001 sur les municipalités dispose ce qui suit : « Si la charge d’un de ses membres devient vacante en application de l’article 259, le conseil la déclare telle à sa prochaine réunion »;

Par conséquent, il est résolu que le Conseil déclare le siège du chef du Conseil vacant à compter du jeudi 12 janvier 2023, conformément à la décision de la juge Rasiah dans l’affaire Elliot Lake (Integrity Commissioner) v. Patrie, datée du 9 janvier 2023.

La réunion du 30 janvier 2023

15 Le 30 janvier 2023, le Conseil a tenu une réunion extraordinaire. Le procès-verbal de cette réunion mentionne que le Conseil s’est retiré à huis clos pour discuter de quatre points, dont les deux suivants [traduction] : « Organigramme de la direction et grille salariale », en vertu de l’exception relative aux renseignements privés prévue à l’alinéa 239(2)b), et « Propositions pour le 225, route 108 – mises à jour », en vertu de l’exception relative à l’acquisition ou la disposition d’un bien-fonds prévue à l’alinéa 239(2)c).

« Organigramme de la direction et grille salariale »

16 Le procès-verbal de la séance à huis clos indique que la discussion sur l’organigramme et la grille salariale s’est déroulée en deux temps. Dans un premier temps, le personnel a fourni au Conseil des renseignements sur l’organigramme de la Ville, lequel comportait de l’information sur le personnel de direction et leurs titres. Les membres du Conseil et du personnel présent(e)s à la réunion ont déclaré à mon Bureau que l’objectif était de fournir des détails sur le fonctionnement de l’administration municipale afin de faciliter les discussions budgétaires à venir. Ont également été présentées au Conseil les échelles salariales pour les postes de direction. On nous a indiqué que les noms des membres du personnel figuraient sur l’organigramme et que des renseignements professionnels généraux avaient été mentionnés, tels que les rôles et responsabilités de ces personnes.

17 Dans un deuxième temps, tou(te)s les membres du personnel, à l’exception du directeur général ( DG), ont quitté la réunion. Mon Bureau a été informé que le DG avait présenté au Conseil des options pour la réorganisation de certains services municipaux et qu’il avait également été question de renseignements concernant des employé(e)s pouvant être identifié(e)s, à propos notamment de congés, des évaluations de rendement et des relations de travail.

« Propositions pour le 225, route 108 – mises à jour »

18 Lors de la séance à huis clos du 30 janvier, le Conseil a reçu une mise à jour du personnel au sujet de la vente du bien-fonds situé au 225, route 108. On nous a expliqué que le terrain appartenait à la Ville et qu’il était anciennement occupé par un centre communautaire dont le toit s’est effondré en 2019. Depuis l’effondrement, la Ville a étudié les options de vente d’une partie du bien-fonds pour qu’il soit réaménagé.

19 La greffière a indiqué à mon Bureau que le Conseil avait discuté de deux propositions d’achat, ainsi que de renseignements financiers relatifs à l’étude géotechnique du bien-fonds. Le procès-verbal de la séance à huis clos indique que le Conseil a donné des instructions au personnel en ce qui a trait à ces propositions.

Analyse

Application de l’exception relative aux conseils protégés par le secret professionnel de l’avocat(e)

20   Le 12 janvier 2023, lorsqu’il s’est retiré à huis clos pour discuter d’une mise au point de l’avocat(e) de la Ville, le Conseil a invoqué l’exception relative aux « conseils qui sont protégés par le secret professionnel de l’avocat » de l’alinéa 239(2)f).

21   Une réunion ou une partie d’une réunion peut être tenue à huis clos si la discussion entre la municipalité et son avocat(e) comporte des échanges en vue de demander ou d’obtenir des conseils juridiques de nature confidentielle[3]. L’exception vise à ce que les responsables municipaux(ales) puissent échanger librement sur des avis juridiques, sans crainte de divulgation.

22   L’avocat(e) de la Ville était présent(e) lors de la séance à huis clos et a fourni un avis juridique au Conseil au sujet d’une récente décision de la Cour supérieure. Le Conseil a discuté de l’avis juridique et donné des instructions à l’avocat(e), lesquelles sont mentionnées dans le compte-rendu fourni par le Conseil à son retour en séance publique.

23   Par conséquent, l’exception relative aux « conseils qui sont protégés par le secret professionnel de l’avocat » s’appliquait à la discussion.

Applicabilité de l’exception relative à l’acquisition ou la disposition d’un bien-fonds

24   Le 30 janvier 2023, lorsqu’il s’est retiré à huis clos pour discuter des mises à jour du personnel sur la vente proposée du bien-fonds municipal situé au 225, route 108, le Conseil a invoqué l’exception relative à « l’acquisition ou la disposition d’un bien-fonds ».

25   L’objectif de cette exception est de protéger la position ou la stratégie de négociation d’une municipalité qui mène des démarches pour acheter ou vendre un bien-fonds municipal[4]. Mon Bureau a déjà établi qu’elle ne s’appliquait pas aux discussions sur d’éventuelles transactions foncières, puisqu’il n’y a pas de position de négociation à protéger dans ces cas[5].

26   Dans le cas présent, le Conseil a reçu du personnel des renseignements détaillés à propos d’une proposition de vente d’un bien-fonds municipal. La discussion a porté sur deux propositions d’achat ainsi que sur des renseignements d’ordre financier concernant une étude géotechnique du bien-fonds.

27   Le projet de la Ville de vendre le bien-fonds n’était pas de l’ordre de l’éventualité, et la discussion à huis clos comportait des renseignements qui, s’ils étaient rendus publics, pouvaient avoir une incidence sur la position de négociation de la Ville. Par conséquent, l’exception de l’acquisition ou la disposition d’un bien-fonds s’appliquait à la discussion du Conseil.

Applicabilité de l’exception relative aux renseignements privés

28   Le 30 janvier 2023, le Conseil a invoqué l’exception relative aux renseignements privés pour parler de « l’organigramme de la direction et de la grille salariale ».

29   Pour que cette exception s’applique, les renseignements discutés doivent se rapporter à quelqu’un à titre personnel, plutôt qu’à titre professionnel, officiel ou commercial. Toutefois, les renseignements professionnels peuvent être considérés comme des données personnelles s’ils révèlent une information de nature personnelle au sujet d’une personne identifiable.

30   En ce qui concerne les discussions à huis clos portant sur les organigrammes, mon Bureau a déjà conclu que les informations générales sur les organigrammes et les postes du personnel ne se prêtaient pas, en soi, à une discussion à huis clos[6]. Toutefois, il est permis de discuter à huis clos d’une réorganisation, dans le cadre de sa répercussion sur des employé(e)s et leurs rôles, au titre des exceptions relatives aux « renseignements privés » et aux « relations de travail »[7].

31   Dans un rapport récent à la Ville de South Bruce Peninsula, mon Bureau a conclu qu’une discussion sur la réorganisation de la structure administrative municipale relevait de l’exception des « renseignements privés ». Dans ce cas, la discussion portait sur de l’information liée aux charges de travail et aux relations de travail de personnes identifiables. En conséquence, l’Ombudsman a statué que cette discussion répondait aux critères des exceptions relatives aux renseignements privés et aux relations de travail[8].

32   Le 30 janvier, la discussion du Conseil s’est déroulée en deux temps. Dans un premier temps, le Conseil a examiné et discuté d’un organigramme dans lequel les employé(e)s étaient désigné(e)s par leur nom et leur rôle. Les membres du Conseil ont déclaré à mon Bureau qu’ils(elles) pensaient que l’exception des « renseignements personnels » s’appliquait, puisque des employé(e)s y étaient nommé(e)s. Cependant, cette information ne constitue pas à elle seule un renseignement personnel.

33   Dans un deuxième temps, la discussion portait sur une possible réorganisation. Toutefois, contrairement à la première partie de la discussion, le Conseil a obtenu des renseignements personnels sur des personnes pouvant être identifiées, notamment à propos de congés, d’évaluations de rendement et de relations de travail.

34   Ainsi, la première partie de la discussion à huis clos sur l’organigramme ne relevait pas de l’exception des « renseignements privés » et aurait dû faire l’objet d’une séance publique. En revanche, la deuxième partie remplissait les conditions de l’exception invoquée.

Entrecouper la discussion

35 Mon Bureau s’est déjà penché sur des réunions où des renseignements généraux sur des organigrammes avaient servi de toile de fond à des discussions qui entraient dans les cas d’exception aux règles des réunions publiques[9]. Dans ces cas, il n’est peut-être pas réaliste de s’attendre d’un conseil qu’il alterne entre séance publique et séance à huis clos; les questions qui n’entrent pas dans les exceptions peuvent alors être discutées à huis clos. Cependant, ce principe doit être appliqué de manière restrictive et qu’aux discussions ne portant que sur une seule question, où la séparation des renseignements nécessiterait d’interrompre la conversation. Dans l’affaire St. Catharines (City) v. IPCO, la Cour divisionnaire de l’Ontario a conclu qu’entrecouper une discussion à huis clos pourrait [traduction] « nuire à des discussions libres, ouvertes et ininterrompues[10] ». Si la discussion à huis clos peut être divisée en une séance publique et une séance à huis clos, alors l’exception ne s’applique pas.

36 Dans le cas qui nous occupe, la discussion à huis clos du Conseil s’est déroulée en deux temps. L’examen de l’organigramme et la discussion sur la réorganisation administrative n’étaient pas liés de telle manière que la séparation des questions aurait empêché une discussion libre, ouverte et ininterrompue. Le Conseil aurait pu, de manière réaliste, prendre acte des renseignements à propos de l’organigramme et des titres des membres du personnel dans la première partie de la discussion en séance publique, puis se retirer à huis clos pour la deuxième partie de la discussion sur la réorganisation.

Avis

37 Le Conseil de la Ville d’Elliot Lake n’a pas enfreint la Loi de 2001 sur les municipalités le 12 janvier 2023 lorsqu’il s’est retiré à huis clos pour discuter d’une mise au point de l’avocat(e) de la Ville en vertu de l’exception relative aux conseils protégés par le secret professionnel de l’avocat(e).

38 Il ne l’a pas enfreinte non plus le 30 janvier 2023 lorsqu’il a discuté de l’état d’avancement d’une proposition de vente d’un bien-fonds municipal situé au 225, route 108 et de la possible réorganisation de la structure administrative de la Ville, respectivement en vertu de l’exception relative à l’acquisition ou la disposition d’un bien-fonds et de celle relative aux renseignements privés. Cependant, la discussion sur l’organigramme de la Ville ne répondait pas aux critères de l’exception des « renseignements privés » ni à aucune autre exception aux règles des réunions publiques.

Recommandations

39 Je formule les recommandations suivantes pour aider la Ville d’Elliot Lake à remplir ses obligations aux termes de la Loi et à améliorer la transparence de ses réunions :

Recommandation 1

Les membres du Conseil de la Ville d’Elliot Lake devraient faire preuve de vigilance dans l’exercice de leur obligation individuelle et collective de s’assurer que la Ville remplit ses responsabilités prévues par la Loi de 2001 sur les municipalités.

Recommandation 2

La Ville d’Elliot Lake devrait veiller à ne discuter d’aucun sujet en séance à huis clos qui ne relève pas clairement de l’une des exceptions légales aux exigences des réunions publiques.

Rapport

40   La Ville d’Elliot Lake a eu l’occasion d’examiner une version préliminaire du présent rapport et de la commenter. Mon Bureau a reçu les commentaires du Conseil.

41   Dans sa réponse, le Conseil a accepté mes conclusions concernant la réunion du 12 janvier 2023. Il a également accepté mes constats à propos des discussions sur la proposition de vente du bien-fonds et sur la réorganisation structurelle de la Ville du 30 janvier 2023. Toutefois, le Conseil a contesté ma conclusion selon laquelle il avait enfreint les règles des réunions publiques en discutant de l’organigramme de la Ville à huis clos le 30 janvier.

42   Dans les commentaires qu’il nous a adressés, le Conseil a indiqué qu’après avoir discuté de mon rapport préliminaire, il estimait que sa discussion sur l’organigramme de la Ville avait porté sur des renseignements personnels concernant les congés et le rendement du personnel. Dans sa réponse, il nous a fait part de son désaccord avec ma conclusion selon laquelle la discussion aurait pu être divisée en une séance publique et une séance à huis clos. Le Conseil a reconnu que la discussion s’était déroulée en deux temps, mais a souligné qu’il s’agissait d’une seule et même discussion, qui n’était pas divisée par sujet.

43   Mes conclusions, y compris celles concernant la première partie de la discussion tenue par le Conseil le 30 janvier 2023, sont fondées sur les éléments de preuve recueillis lors de l’enquête, dont le procès-verbal des séances à huis clos et les entrevues avec les membres du Conseil qui étaient présent(e)s lors de la réunion. La version des faits présentée par le Conseil dans sa réponse à notre rapport préliminaire diffère des témoignages des personnes que nous avons rencontrées ainsi que des traces écrites de la discussion telle qu’elle est consignée dans le procès-verbal de la séance à huis clos.

44   Je reconnais les mesures prises par la Ville pour voir à former le personnel et les membres du Conseil sur les règles des réunions publiques, notamment en élaborant et en distribuant un document d’information sur les pratiques exemplaires.

45   Mon rapport devrait être transmis au Conseil de la Ville d’Elliot Lake. Il sera rendu public dès que possible, au plus tard à la date de la prochaine réunion du Conseil.

Cordialement,

________________________
Paul Dubé
Ombudsman de l’Ontario

Lettre envoyée le 3 avril 2024

Le 3 avril 2024

Conseil de la Ville d’Elliot Lake
45, promenade Hillside Nord
Elliot Lake (Ontario) P5A 1X6

Par courriel

Objet : Enquête de l’Ombudsman sur la réunion du Conseil du 30 janvier 2023

Messieurs les membres du Conseil,

Mon Bureau a reçu une plainte alléguant que le Conseil de la Ville d’Elliot Lake (la « Ville ») a tenu, le 30 janvier 2023, une réunion non conforme aux règles des réunions publiques prévues par la Loi de 2001 sur les municipalités. Le 21 juin 2023, mon Bureau a avisé la Ville de son intention d’enquêter sur cette plainte. Mon rapport a été publié en février 2024.

Je vous écris pour vous informer qu’après la conclusion de mon enquête et la publication de mon rapport, la Ville a envoyé à mon Bureau un enregistrement vidéo de la séance à huis clos du 30 janvier 2023. Cet enregistrement n’avait pas été fourni à mon Bureau lors de l’enquête.

Rôle et compétence de l’Ombudsman

Depuis le 1er janvier 2008, la Loi de 2001 sur les municipalités accorde à quiconque le droit de demander une enquête visant à déterminer si une municipalité a respecté ou non la Loi en se réunissant à huis clos. Les municipalités peuvent nommer leur propre enquêteur(euse), mais la Loi fait de l’Ombudsman l’enquêteur par défaut dans les municipalités qui n’ont pas désigné le(la) leur. Mon Bureau enquête sur les réunions à huis clos pour la Ville d’Elliot Lake.

Depuis 2008, mon Bureau a enquêté sur des centaines de réunions à huis clos. Pour aider les conseils municipaux, le personnel municipal et le public, nous avons créé un recueil en ligne des cas de réunions publiques. Ce recueil interrogeable vise à permettre aux intéressé(e)s d’accéder facilement aux décisions de l’Ombudsman et à ses interprétations des règles des réunions publiques. Les membres des conseils et le personnel peuvent consulter ce recueil pour éclairer leurs discussions et leurs décisions afin de déterminer si certaines questions devraient ou pourraient être discutées à huis clos, ainsi que pour examiner les questions liées aux procédures des réunions publiques. Des résumés des décisions antérieures de l’Ombudsman sont consultables dans ce recueil : www.ombudsman.on.ca/digest-fr/accueil.

Enregistrement du huis clos du 30 janvier

Lorsque la plainte a initialement été reçue, mon Bureau a fait une première demande à la Ville pour que celle-ci lui fournisse l’enregistrement, le cas échéant, de la réunion du 30 janvier 2023. Lors de mon enquête sur la réunion du 30 janvier, conformément à nos procédures en matière d’enquêtes sur les réunions publiques, mon Bureau a demandé à la Ville de lui fournir tous les enregistrements audio et vidéo de la séance à huis clos. Aucun enregistrement de la réunion n’a été fourni à la suite à ces demandes. Nous avions reçu de la Ville un accusé de réception de notre demande. À l’issue de notre enquête, la Ville a eu l’occasion de commenter une version préliminaire de mon rapport. Elle a contesté mes conclusions concernant la réunion du 30 janvier et nous a indiqué qu’après avoir discuté du rapport préliminaire, le Conseil estimait que sa discussion avait porté sur des renseignements privés concernant des personnes pouvant être identifiées.

Après avoir reçu les commentaires du Conseil, nous avons demandé à la Ville de nous fournir des preuves ou des documents supplémentaires à l’appui de sa position. La Ville a répondu à mon Bureau qu’elle n’avait aucune preuve additionnelle.

Après avoir rédigé mon rapport final, une fois que celui-ci fut publié par la Ville, j’ai appris que la Ville pourrait avoir en sa possession un enregistrement vidéo du huis clos du 30 janvier. Nous nous sommes donc informé(e)s auprès du maire et de la greffière, qui ont confirmé l’existence de l’enregistrement vidéo et l’ont envoyé à mon Bureau.

Mon Bureau a visionné l’enregistrement. Celui-ci montre la discussion à huis clos du Conseil, qui concerne un organigramme. Il s’agit précisément du type de preuves pertinentes dont nous avons besoin pour mener une enquête approfondie, et c’est pourquoi nous demandons ces documents. L’enregistrement vidéo montre que le Conseil a mentionné des renseignements privés concernant des personnes identifiables lors de sa discussion à huis clos sur l’organigramme le 30 janvier, et ce type d’information entre dans l’exception relative aux « renseignements privés » de l’alinéa 239(2)b) de la Loi de 2001 sur les municipalités.

D’après les éléments de preuve qui nous ont été fournis pendant l’enquête, tels que le procès-verbal de la réunion et les entrevues avec des personnes présentes à la réunion, j’ai conclu dans mon rapport que la discussion du Conseil sur l’organigramme ne relevait pas de l’exception relative aux « renseignements privés ». Voici ce que j’expliquais dans mon rapport :

Les membres du Conseil et du personnel présent(e)s à la réunion ont déclaré à mon Bureau que l’objectif était de fournir des détails sur le fonctionnement de l’administration municipale afin de faciliter les discussions budgétaires à venir. Ont également été présentées au Conseil les échelles salariales pour les postes de direction. On nous a indiqué que les noms des membres du personnel figuraient sur l’organigramme et que des renseignements professionnels généraux avaient été mentionnés, tels que les rôles et responsabilités de ces personnes.

[…]

Les membres du Conseil ont déclaré à mon Bureau qu’ils(elles) pensaient que l’exception des « renseignements personnels » s’appliquait, puisque des employé(e)s y étaient nommé(e)s. Cependant, cette information ne constitue pas à elle seule un renseignement personnel.

Étant donné que l’enregistrement vidéo du 30 janvier n’a pas été fourni à mon Bureau avant l’achèvement de mon rapport, malgré nos demandes concernant ce type de document, cet enregistrement n’a pas été pris en compte dans le cadre de mon enquête sur la plainte. Si mon Bureau avait pu visionner l’enregistrement durant l’enquête, nous aurions été en mesure de formuler un avis fondé sur tous les faits et preuves pertinents. Nous ne pouvons pas passer outre à l’obstacle que nous a causé cette omission par la Ville de nous fournir cet élément de preuve. Nous comprenons les défis propres aux petites municipalités devant composer avec des ressources limitées, et nous n’avons aucune raison de croire que cette omission fut intentionnelle. Cela dit, le fait de n’avoir pas communiqué cet élément de preuve lors de l’enquête de l’Ombudsman est une chose grave. Afin de protéger le pouvoir d’enquête de l’Ombudsman et de promouvoir la conformité, la Législature a constitué en infraction, sous le régime de la Loi sur l’ombudsman, le fait d’induire délibérément l’Ombudsman en erreur ou de l’entraver dans une enquête.

L’enregistrement d’un huis clos est une pratique exemplaire

J’ai toujours encouragé les municipalités, les conseils locaux et leurs comités à faire un enregistrement audio ou vidéo de toutes leurs séances publiques et à huis clos. Il s’agit des documents les plus clairs et accessibles qui puissent assister les personnes chargées d’enquêter sur les réunions à huis clos. Cette pratique contribue aussi à éviter que les fonctionnaires ne dérogent aux exigences légales durant les réunions à huis clos. Je reconnais que la Ville a adopté comme pratique d’enregistrer les réunions à huis clos du Conseil.

Il est très malheureux que l’enregistrement de la séance à huis clos du 30 janvier n’ait pas été transmis à mon Bureau pendant notre enquête. Si mon Bureau avait obtenu l’enregistrement pendant l’enquête, nous aurions été à même de faire des constats justes et, dans le cas présent, de valider la décision de tenir une séance à huis clos. Je presse la Ville de porter attention à ses pratiques de tenue de dossiers et de coopérer pleinement à toute autre enquête de mon Bureau.

Cordialement,

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Paul Dubé
Ombudsman de l’Ontario