L’Ombudsman a conclu que le Conseil de la Ville de Hawkesbury avait contrevenu à la Loi de 2001 sur les municipalités lorsqu’il a tenu une réunion à huis clos pour recevoir une présentation de consultants indépendants au sujet de l’élaboration du nouveau plan stratégique de la Ville, en invoquant l’exception relative à l’éducation ou la formation prévue par la Loi. L’Ombudsman a déterminé que la discussion du Conseil ne relevait pas de cette exception, car la présentation et les discussions ne portaient pas sur le processus de planification stratégique en général, mais plutôt sur des enjeux particuliers touchant les activités de la municipalité, notamment les occasions de croissance, et que le Conseil en a discuté d’une manière qui a fait avancer ses travaux ou sa prise de décision.
L’exception de l’éducation ou la formation est interprétée de façon restrictive et l'application de cette exception fera l’objet d’un examen minutieux. Elle ne s’appliquera qu’aux discussions à huis clos dont le seul objectif est d’éduquer ou de former les membres du conseil. Si un membre du conseil discute de toute question qui fait avancer les travaux du conseil ou de toute prise de décision du conseil, l’exception ne s’appliquera pas.
L’exception ne devrait pas être utilisée pour examiner des renseignements qui constitueront la base de prises de décisions futures. Pour éviter d’abuser de cette exception, les municipalités devraient veiller à ce que la portée admissible de la réunion soit clairement communiquée à tout présentateur et à ce que les documents soient vérifiés d’avance pour confirmer leur conformité à l’objectif de la réunion.
L’Ombudsman a examiné la séance à huis clos tenue par le Conseil de la Ville d’Essex le 15 avril 2024. Il a conclu que les discussions du Conseil sur des litiges découlant de travaux d’amélioration d’un drain local cadraient avec l’exception aux règles des réunions publiques relative aux conseils protégés par le secret professionnel de l’avocat(e). Il a aussi déterminé qu’elles ne relevaient pas de l’exception prévue pour les séances d’éducation ou de formation puisqu’elles n’étaient pas de nature générale, mais portaient sur des questions ayant une incidence directe sur les affaires ou les décisions de la municipalité. L’Ombudsman a aussi établi que l’exception relative aux litiges actuels ou éventuels s’appliquait à la séance à huis clos, même si le Conseil ne l’a pas invoquée dans sa résolution de retrait à huis clos, puisque les menaces de litige reçues par la Ville étaient au cœur des échanges. Enfin, l’Ombudsman a déterminé que la Ville a contrevenu à la Loi de 2001 sur les municipalités en n’indiquant pas par voie de résolution la nature générale des questions à étudier lors de cette séance à huis clos.
L’Ombudsman a examiné le cas d’une réunion conjointe que les conseils de la Ville de Grimsby, de la Ville de Lincoln et du Canton de West Lincoln ont tenue à huis clos en invoquant l’exception relative à l’éducation ou à la formation. Il a jugé que la première partie de la séance à huis clos, qui consistait en une présentation au sujet des fusions municipales et du processus d’examen de la gouvernance régionale, entrait dans cette exception puisqu’il s’agissait d’un échange d’information qui n’a pas fait avancer de façon importante les travaux ou la prise de décision des conseils municipaux. Il a par contre conclu que la deuxième partie de cette séance, composée de discussions en sous-groupe concernant d’éventuels changements aux structures de gouvernance locale, n’entrait pas dans cette exception, car les discussions devaient servir à établir les assises de décisions imminentes des conseils municipaux et ont fait avancer de façon importante leurs travaux ou leur prise de décision.
L’Ombudsman a examiné le cas d’une réunion conjointe que les conseils de la Ville de Grimsby, de la Ville de Lincoln et du Canton de West Lincoln ont tenue à huis clos en invoquant l’exception relative à l’éducation ou à la formation. Il a jugé que la première partie de la séance à huis clos, qui consistait en une présentation au sujet des fusions municipales et du processus d’examen de la gouvernance régionale, entrait dans cette exception puisqu’il s’agissait d’un échange d’information qui n’a pas fait avancer de façon importante les travaux ou la prise de décision des conseils municipaux. Il a par contre conclu que la deuxième partie de cette séance, composée de discussions en sous-groupe concernant d’éventuels changements aux structures de gouvernance locale, n’entrait pas dans cette exception, car les discussions devaient servir à établir les assises de décisions imminentes des conseils municipaux et ont fait avancer de façon importante leurs travaux ou leur prise de décision.
L’Ombudsman a examiné le cas d’une réunion conjointe que les conseils de la Ville de Grimsby, de la Ville de Lincoln et du Canton de West Lincoln ont tenue à huis clos en invoquant l’exception relative à l’éducation ou à la formation. Il a jugé que la première partie de la séance à huis clos, qui consistait en une présentation au sujet des fusions municipales et du processus d’examen de la gouvernance régionale, entrait dans cette exception puisqu’il s’agissait d’un échange d’information qui n’a pas fait avancer de façon importante les travaux ou la prise de décision des conseils municipaux. Il a par contre conclu que la deuxième partie de cette séance, composée de discussions en sous-groupe concernant d’éventuels changements aux structures de gouvernance locale, n’entrait pas dans cette exception, car les discussions devaient servir à établir les assises de décisions imminentes des conseils municipaux et ont fait avancer de façon importante leurs travaux ou leur prise de décision.
L’Ombudsman a conclu que le Comité des finances et de l’administration de la Ville d’Elliot Lake a contrevenu à la Loi de 2001 sur les municipalités lorsqu’il a entendu une présentation sur les propositions de modification du règlement sur l’approvisionnement de la Ville en séance à huis clos le 18 décembre 2023. Vu que l’objectif de la discussion n’était pas l’éducation ou la formation des membres du Conseil, la discussion n’entre pas dans l’exception relative à l’éducation ou à la formation.
L’Ombudsman a conclu que la discussion tenue par le Conseil de la Ville de Halton Hills le 28 août 2023 sur les annonces de politiques provinciales concernant les municipalités ne relevait d’aucune exception aux règles des réunions publiques énoncées dans la Loi de 2001 sur les municipalités.
L’Ombudsman a conclu que le Conseil de la Ville d’Amherstburg n’avait pas enfreint les règles des réunions publiques en ne donnant pas d’avis de sa séance de formation à huis clos sur la gestion des infrastructures municipales le 14 février 2023. Puisque la séance n’a pas fait avancer de façon importante les travaux ou la prise de décision du Comité, il ne s’agissait pas d’une réunion assujettie aux règles des réunions publiques. Néanmoins, l’Ombudsman a félicité la Ville d’avoir pris des mesures au-delà des exigences prévues dans la Loi pour améliorer la transparence de la séance, et a suggéré qu’elle officialise la pratique de traiter les séances de formation comme des réunions.
239(2)(b) Renseignements privés concernant une personne qui peut être identifiée|239(2)(c) Acquisition ou la disposition d’un bien-fonds|239(2)(d) Relations de travail ou négociations avec les employés|239(2)(e) Litiges actuels ou éventuels|239(2)(f) Conseils protégés par le secret professionel de l'avocat|239(3.1) L'éducation ou la formation|information déjà publique avant la réunion|Résolution|résolution (description générale)
L’Ombudsman a conclu que le Conseil de la Ville d’Amherstburg a enfreint la Loi de 2001 sur les municipalités les 8 août 2022, 13 février 2023 et 27 mars 2023 en ne donnant pas assez d’information sur la nature générale des questions à étudier dans ses résolutions pour se retirer à huis clos.
L’Ombudsman a conclu qu’une séance de formation pour le conseil du Canton d’Emo au sujet de son nouveau format de budget, relevait de l’exception de l’éducation ou la formation relativement aux réunions publiques, car le conseil avait reçu alors une formation et la séance n’avait pas fait avancer de façon importante ses travaux ou sa prise de décision. Comme le conseil n’avait pas fait avancer de façon importante ses travaux ou sa prise de décision, la séance de formation n’était pas une réunion assujettie aux règles des réunions publiques énoncées dans la Loi de 2001 sur les municipalités et dans le règlement de procédure du Canton. Par conséquent, le Canton n’était pas tenu de communiquer un avis de cette séance de formation.
L’Ombudsman a reçu une plainte à propos de réunions à huis clos tenues par le Comité d’examen des subventions municipales/Groupe de travail sur l’examen des subventions municipales de la Ville de Cornwall le 9 novembre et le 30 novembre 2021. À l’époque de l’examen, le Comité n’avait pas pour habitude de revenir en séance publique et de faire un compte rendu. L’Ombudsman a conclu que la pratique qu’avait le Comité de ne pas revenir en séance publique pour lever une réunion n’était pas conforme au règlement de procédure de la Ville. L’Ombudsman a recommandé de faire un compte rendu à titre de pratique exemplaire pour accroître la transparence du processus de réunion à huis clos.
L’Ombudsman a reçu une plainte à propos de réunions à huis clos tenues par le Comité d’examen des subventions municipales/Groupe de travail sur l’examen des subventions municipales de la Ville de Cornwall le 9 novembre et le 30 novembre 2021. Les résolutions adoptées par le Comité pour se retirer à huis clos citaient les exceptions invoquées par lui pour exclure le public, mais ne donnaient aucun autre détail sur les discussions prévues. L’Ombudsman a conclu que le Comité avait enfreint le paragraphe 239 (4) de la Loi de 2001 sur les municipalités lors des deux réunions en omettant d’indiquer par voie de résolution la nature générale de la question à examiner à huis clos.
L’Ombudsman a reçu une plainte à propos de réunions à huis clos tenues par le Comité d’examen des subventions municipales/Groupe de travail sur l’examen des subventions municipales de la Ville de Cornwall le 9 novembre et le 30 novembre 2021. Le Comité a cité l’exception de l’éducation ou la formation pour se retirer à huis clos lors des deux réunions. L’Ombudsman a conclu que cette exception ne s’appliquait pas à ces discussions à huis clos. Dans les deux cas, les discussions n’avaient pas comporté de renseignements généraux visant à éduquer ou former les membres du Comité.
L’Ombudsman a conclu que le conseil du Canton d’Adjala-Tosorontio n’avait pas enfreint les règles des réunions publiques énoncées dans la Loi de 2001 sur les municipalités quand les membres du conseil nouvellement élu ont participé à des ateliers éducatifs les 15, 24 et 29 novembre 2022. À l’époque de ces rencontres, quatre des sept membres du conseil n’avaient pas encore pris leurs fonctions. Le quorum du conseil n’était donc pas atteint, et les rencontres ne répondaient pas à la définition d’une réunion donnée dans la Loi. Comme les rencontres ne constituaient pas des réunions au sens de la Loi, les règles de la Loi pour les réunions publiques ne s’appliquaient pas.
L’Ombudsman a conclu que la résolution adoptée par le Comité de vitalité culturelle de la Ville de Sault Ste. Marie pour se retirer à huis clos était suffisamment descriptive pour fournir des renseignements au public sans compromettre la raison d’exclure le public.
Le Comité exécutif du Comté de Bruce a cité l’exception de l’éducation ou la formation pour se retirer à huis clos le 21 septembre 2017 et le 10 janvier 2019. L’Ombudsman a conclu que cette exception ne s’appliquait pas à ces discussions à huis clos. Dans les deux cas, les discussions ne portaient pas sur des renseignements généraux dans un but d’éducation ou de formation du Comité.
L’Ombudsman a examiné une séance à huis clos tenue par le conseil du Canton de Pelee le 22 juin 2021. L’Ombudsman a conclu que, comme le conseil n’avait pas examiné une question d’une manière à faire avancer de façon importante les travaux ou la prise de décision, la rencontre ne constituait pas une réunion assujettie aux règles des réunions publiques en vertu de la Loi de 2001 sur les municipalités. L’Ombudsman a conclu que, même si la rencontre avait constitué une réunion, elle aurait pu se tenir à huis clos en vertu de l’exception de l’éducation ou la formation.
L’Ombudsman a déterminé que la Municipalité de Nipissing Ouest avait enfreint les exigences de la Loi de 2001 sur les municipalités en omettant d’indiquer la nature générale des questions à examiner à huis clos dans ses résolutions adoptées pour se retirer à huis clos.
L’Ombudsman a examiné une séance à huis clos du conseil de la municipalité de Nipissing Ouest durant laquelle le conseil devait discuter des relations entre lui et le personnel. La discussion, qui était censée porter sur l’éducation et la formation des membres du conseil quant à leurs rôles et leurs responsabilités, n’a nullement traité de ces deux sujets. Elle a plutôt visé les opinions des membres du conseil sur les divisions au sein du conseil, le comportement des membres et les différends interpersonnels. Cette discussion ne relevait pas de l’exception restrictive de l’éducation et la formation.
L'Ombudsman a examiné une réunion tenue par le conseil de la ville d'Oshawa avec des représentants de l'Oshawa Power and Utilities Corporation (OPUC) afin de recevoir de l'information relative à une fusion éventuelle de l'OPUC avec Veridian Corporation, un fournisseur de services partagés. La réunion a eu lieu à huis clos en vertu de l'exception de l'éducation ou la formation. La majorité de la présentation visait à informer le conseil d'un plan d'action particulier qui lui serait probablement soumis pour un vote futur. La municipalité croyait que l'entente de non-divulgation entre l'OPUC et Veridian signifiait que la discussion devait se tenir à huis clos. L'Ombudsman a conclu que l'exception de l'éducation ou la formation n'a pas pour but de protéger la divulgation de renseignements commerciaux de nature délicate. L'Ombudsman a constaté que l'information présentée et les questions posées ont fait avancer de façon importante les travaux et la prise de décision du conseil. Par conséquent, la discussion n'entrait pas dans le cadre de l'exception de l'éducation ou la formation.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le Comité spécial de contact avec l’OPP pour la Ville de Brockville. L’Ombudsman a conclu que la résolution adoptée par le comité pour se retirer à huis clos faisait uniquement référence à l’exception citée pour tenir cette réunion à huis clos et qu’elle ne donnait aucun autre renseignement au public sur les discussions que le comité avait l’intention de tenir à huis clos. L’Ombudsman a recommandé que le comité adopte des résolutions qui annoncent clairement la tenue d'un huis clos et fassent une description générale des questions à discuter.
L'Ombudsman a examiné deux réunions à huis clos tenues par le comité spécial de contact de la Police provinciale de l'Ontario (OPP) pour la ville de Brockville avec des représentants de l'OPP afin d'obtenir de l'information sur le processus d'établissement des coûts de l'OPP relativement à la prestation de services de police municipale. La réunion a eu lieu à huis clos en vertu de l'exception de l'éducation ou la formation. L'information reçue par le comité était de nature générale. Le comité n'a pas reçu d'information précise sur la prochaine proposition d'établissement des coûts de l'OPP et n'a pas discuté de la question de savoir si la municipalité devrait conclure un contrat avec l'OPP pour les services de police municipale. L'Ombudsman a conclu que cette partie de la discussion du conseil s'inscrivait dans le cadre de l'exception de l'éducation ou la formation. Toutefois, en plus de recevoir une information générale pendant la séance à huis clos, le comité a discuté de l'embauche d'un cabinet de vérification local et a demandé au personnel de déterminer si le cabinet pourrait évaluer la proposition d'établissement des coûts de l'OPP. L'Ombudsman a conclu que, lorsqu'une réunion se tient à huis clos en vertu de l'exception de l'éducation ou la formation, aucun vote visant à faire avancer les travaux ou la prise de décision du conseil ne peut avoir lieu.
L'Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil du Canton de Russell pour recevoir de la formation sur la planification stratégique. La réunion a eu lieu à huis clos en vertu de l'exception de l'éducation ou la formation. Au cours de la réunion, on a enseigné aux conseillers le vocabulaire et les principes fondamentaux liés au processus de planification stratégique. La présentation a utilisé le plan stratégique actuel de la municipalité comme source de référence pour les principes abstraits et le vocabulaire enseigné. La discussion n'était ni un atelier ni un libre flux d'idées, mais plutôt un cours de formation spécifique. Il n'y a pas eu de prise de décision, ni de discussion sur des priorités ou des plans municipaux précis. L'Ombudsman a conclu que la discussion s'inscrivait dans le cadre de l'exception de l'éducation ou la formation.
239(2)(a) Sécurité des biens de la municipalité|239(2)(b) Renseignements privés concernant une personne qui peut être identifiée|239(2)(c) Acquisition ou la disposition d’un bien-fonds|239(2)(d) Relations de travail ou négociations avec les employés|239(2)(e) Litiges actuels ou éventuels|239(2)(f) Conseils protégés par le secret professionel de l'avocat|239(3.1) L'éducation ou la formation|Résolution|résolution (description générale)
L’Ombudsman a examiné plusieurs réunions à huis clos tenues par le conseil de la Ville de Port Colborne. L’Ombudsman a conclu qu’une résolution adoptée pour se retirer à huis clos n’avait pas indiqué la nature générale des questions à examiner à huis clos. L’Ombudsman a conclu que le conseil avait donné des renseignements incomplets sur les sujets à discuter à huis clos. Le conseil avait omis de décrire la nature générale des sujets à discuter de sorte à maximiser les renseignements communiqués au public.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil du Canton de Russell. Durant cette réunion, le conseil a pris connaissance d’une présentation sur un changement identitaire pour le Canton. La résolution adoptée pour se retirer à huis clos indiquait uniquement le titre d'un rapport confidentiel du personnel, sans autre renseignement quant au sujet du rapport. L’Ombudsman a conclu que la résolution ne donnait que des renseignements restreints sur la question à discuter à huis clos. Il a recommandé que la municipalité veille à ce que les résolutions adoptées pour se retirer à huis clos comportent une description générale de la question à discuter, notamment quand il s'agit de références à des rapports ou à des documents confidentiels du personnel.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil du Canton de Russell afin de prendre connaissance d’une présentation sur un changement d'image de marque pour la municipalité. La réunion s’est tenue à huis clos en vertu de l’exception de l’éducation ou la formation. Après avoir repris la séance publique, le conseil a examiné la proposition de changement identitaire et a voté en faveur de l’approbation du nouveau logo. L’Ombudsman a conclu que les renseignements présentés étaient directement liés aux travaux du conseil et que leur objectif était de servir de fondement à la prise de décision du conseil. Par conséquent, la discussion ne relevait pas de l’exception de l’éducation ou la formation.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil du Village de Casselman avec des promoteurs locaux, lors d’une table ronde, pour discuter de développements dans la municipalité. La réunion s’est tenue à huis clos en vertu de l’exception de l’éducation ou la formation. La discussion n’était pas de nature générale et portait sur les travaux du conseil. La portée de l’exception de l’éducation ou la formation s’étend aux réunions tenues à huis clos pour permettre aux membres du conseil d’obtenir des renseignements susceptibles de les aider à mieux comprendre les travaux de la municipalité et/ou à acquérir des compétences, plutôt que d’échanger des renseignements sur une question donnée. L’Ombudsman a conclu que la discussion ne relevait pas de l’exception de l’éducation ou la formation.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil de la Ville de Fort Erie pour prendre connaissance d’une présentation faite par une organisation locale, l’Economic Development and Tourism Corporation (EDTC). La réunion s’est tenue à huis clos en vertu de l’exception de l’éducation ou la formation. Durant la présentation, le personnel de l’EDTC a communiqué des renseignements généraux au conseil sur cette organisation. Ces renseignements avaient pour but d’éclairer la prise de décision du conseil. Lors de réunions publiques précédentes, le conseil avait rencontré l’EDTC pour discuter de l’harmonisation des priorités des conseillers municipaux avec le plan stratégique de la municipalité. L’Ombudsman a conclu que rien n’indiquait que des discussions de cette nature aient eu lieu durant la séance à huis clos. Par conséquent, la discussion générale du rôle de l’EDTC relevait de l’exception de l’éducation ou la formation.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil de la Ville de Welland pour prendre connaissance d’une présentation faite par le personnel sur le plan stratégique de la société locale de développement. La réunion s’est tenue à huis clos en vertu de l’exception de l’éducation ou la formation. Le plan stratégique avait été approuvé par le conseil lors d’une réunion publique précédente. Durant la séance à huis clos, le conseil a discuté de renseignements municipaux qu’il jugeait de nature délicate. L’exception relative à l’éducation ou la formation n’a pas pour but de barrer l’accès du public à des renseignements de nature délicate. L’Ombudsman a conclu que la discussion ne relevait pas de l'exception de l’éducation ou la formation, car elle n’avait pas uniquement pour but d’éduquer le conseil, mais visait plutôt à éclairer sa prise de décision et à faire avancer l’élaboration de la stratégie économique de la municipalité.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil de la Ville de Moosonee pour obtenir des renseignements d’un expert-conseil municipal du ministère des Affaires municipales et du Logement. La réunion s’est tenue à huis clos en vertu de l’exception de l’éducation ou la formation. Durant la séance à huis clos, l'expert-conseil municipal a examiné une lettre de la ministre et a discuté des modalités d’une entente de financement offerte par le Ministère à la municipalité. L’Ombudsman a conclu que la discussion ne relevait pas de l’exception de l’éducation ou la formation, car les renseignements communiqués au conseil n’étaient pas de nature générale et portaient sur des questions qui concernaient directement les travaux de la municipalité.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le Comité des services de développement de la Ville d’Oshawa pour obtenir de l'information auprès d’une entreprise locale de compostage sur des plaintes relatives aux odeurs. La réunion s’est déroulée à huis clos en vertu de l’exception de l’éducation ou la formation. Au cours de cette réunion, des représentants de l’entreprise de compostage ont discuté du rezonage des terrains à proximité de l’installation ainsi que des répercussions sur les futurs plans de l’installation. L’Ombudsman a conclu que, même si le comité n’avait pas abordé les travaux du conseil, la discussion avait dépassé le cadre de l’éducation et s’était étendue au domaine du lobbyisme. Par conséquent, la discussion ne relevait pas de l’exception de l’éducation ou la formation.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le Comité des services de développement de la Ville d’Oshawa pour obtenir de l'information auprès d’une entreprise locale de compostage sur des plaintes relatives aux odeurs. La réunion s’est déroulée à huis clos en vertu de l’exception de l’éducation ou la formation. Au cours de cette réunion, des représentants de l’entreprise de compostage ont discuté du rezonage des terrains à proximité de l’installation ainsi que des répercussions sur les futurs plans de l’installation. L’Ombudsman a conclu que, même si le comité n’avait pas abordé les travaux du conseil, la discussion avait dépassé le cadre de l’éducation et s’était étendue au domaine du lobbyisme. Par conséquent, la discussion ne relevait pas de l’exception de l’éducation ou la formation.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue hors site par le conseil de la Ville de Fort Erie pour participer à un programme visant à améliorer les compétences de communication et l'esprit d'équipe. La réunion s’est tenue à huis clos en vertu de l’exception de l’éducation ou la formation. Tout sujet concernant les travaux du conseil n’a donné lieu qu'à une discussion mineure pour illustrer les points discutés. L’Ombudsman a conclu que la discussion relevait de l’exception de l’éducation ou la formation.