L’Ombudsman a enquêté sur une réunion tenue à huis clos par la Commission de transport de London le 28 février 2024. Au moment de ce huis clos, celle-ci n’avait pas de règlement de procédure en place. À l’article 238, la Loi de 2001 sur les municipalités exige que tous les conseils locaux adoptent un règlement de procédure régissant la convocation, le lieu et le déroulement des réunions, ainsi que la diffusion d’un avis public les concernant. Mon Bureau a été informé que la Commission avait créé un règlement de procédure en novembre 2024.
Le paragraphe 238 de la Loi de 2001 sur les municipalités oblige chaque municipalité et chaque conseil local à adopter un règlement de procédure qui régit la convocation, le lieu et le déroulement des réunions. Le règlement de procédure doit aussi prévoir des avis publics des réunions.
Quand une municipalité décide de clore une réunion au public, entièrement ou en partie, elle doit non seulement se conformer aux exigences de la Loi de 2001 sur les municipalités, mais aussi à toute exigence supplémentaire énoncée dans son règlement de procédure. En tant qu’enquêteur chargé d’examiner les réunions à huis clos d’une municipalité, l’Ombudsman applique les règles des réunions publiques ainsi que le règlement de procédure de la municipalité.
L’Ombudsman a conclu que le Conseil de la Municipalité de Russell n’avait pas enfreint les règles des réunions publiques prévues dans la Loi de 2001 sur les municipalités le 29 janvier 2024 en omettant de diffuser en direct la partie de la réunion publique s’étant tenue après la séance à huis clos, car les membres du public pouvaient assister à la réunion en personne, comme le prévoit le règlement de procédure de la Municipalité et l’indiquait l’avis public de la réunion. Il a toutefois encouragé la Municipalité à envisager d’inclure sur son site Web un avis clair précisant que la diffusion prend fin quand le Conseil se retire à huis clos.
L’Ombudsman a déterminé que la Ville de Midland, la Ville de Penetanguishene et le Canton de Tiny ont enfreint les règles des réunions publiques de leurs règlements de procédure respectifs en ne fournissant pas un avis public à jour indiquant le changement de lieu électronique d’une réunion du groupe de travail de l’aéroport de Huronia le 19 avril 2022, ni de procès-verbal de la réunion.
L’Ombudsman a conclu que le groupe de travail de l’aéroport de Huronia était un comité de la Ville de Midland, de la Ville de Penetanguishene et du Canton de Tiny en vertu des règlements de procédure des trois municipalités, et que la présentation du groupe de travail du 19 avril 2022 était une réunion assujettie aux règles des réunions publiques.
La Municipalité de Callander a reconnu qu’en raison d’un oubli, l’avis d’une séance de formation tenue par le comité de dérogation n’a pas été publié comme l’exigent le règlement de procédure et le mandat de ce comité. La Municipalité a depuis publié à l’hôtel de ville un calendrier permettant d’afficher les avis des réunions de ce comité. Elle a de plus modifié son site Web de façon à retirer l’information désuète et à indiquer les dates exactes des réunions de plusieurs comités (comité de la culture, du patrimoine et du tourisme, comité des événements et comité consultatif de la mise en œuvre et de l’embellissement). Enfin, la Municipalité a commencé à afficher systématiquement les avis de réunion sur son portail en ligne et à l’hôtel de ville. L’Ombudsman a conclu qu’il n’y avait pas lieu de mener une enquête, étant donné les mesures prises par la Municipalité pour corriger le tir.
L’Ombudsman a conclu, à propos d’une discussion du conseil du Canton d’Adjala-Tosorontio sur le travail d’un(e) employé(e) qui peut être identifié(e), que celle-ci ne respectait pas les normes strictes énoncées par le règlement de procédure en la matière; il a jugé que la réunion ne pouvait être considérée comme une « réunion d’urgence » aux termes de ce règlement.
L’Ombudsman a relevé des anomalies dans le règlement de procédure du Canton d’Adjala-Tosorontio, qui ne traitait pas correctement des avis publics relatifs aux réunions extraordinaires du Conseil.
Une commission aéroportuaire, qui constitue un conseil local mixte regroupant quatre municipalités, n’avait pas de règlement de procédure. La Loi de 2001 sur les municipalités exige des conseils locaux qu’ils adoptent un règlement de procédure; l’Ombudsman a conclu que l’absence d’un tel règlement contrevenait à la Loi.
L’Ombudsman a reçu une plainte à propos de réunions à huis clos tenues par le Comité d’examen des subventions municipales/Groupe de travail sur l’examen des subventions municipales de la Ville de Cornwall le 9 novembre et le 30 novembre 2021. L’examen de l’Ombudsman a conclu que, bien que le règlement de procédure du conseil décrive la façon dont un avis doit être communiqué pour toutes les réunions du conseil, le règlement ne décrit pas le type d’avis à communiquer pour les réunions des comités. L’Ombudsman a recommandé que la Ville modifie son règlement de procédure afin d’indiquer comment un avis doit être communiqué pour les réunions des comités.
L’Ombudsman a examiné une plainte qui soulevait des préoccupations concernant l’avis au public des réunions tenues par le conseil de la Ville de Brockville les 13 et 18 octobre 2021. Bien que l’avis public de ces réunions ait été affiché sur le site Web de la Ville, l’Ombudsman a constaté que le conseil n’avait pas respecté le paragraphe 238 (2.1) de la Loi de 2001 sur les municipalités le 13 octobre et le 18 octobre 2021, car son règlement de procédure ne prévoit pas d’avis au public pour la convocation, le lieu, et les délibérations des réunions extraordinaires.
L’Ombudsman a reçu une plainte alléguant que des réunions du conseil d’administration de la Niagara Falls Hydro Holding Corporation se tiennent indûment à huis clos, contrairement à la Loi de 2001 sur les municipalités. L’examen de l’Ombudsman a conclu que cette société est une société contrôlée par la municipalité et n’est pas assujettie aux règles des réunions publiques énoncées dans la Loi de 2001 sur les municipalités. De plus, l’Ombudsman a déterminé que cette société n’a pas enfreint ses règles internes de réunions en tenant les réunions de son conseil d’administration à huis clos.
L’Ombudsman a examiné des réunions tenues par voie électronique par la Saugeen Municipal Airport Commission. L’Ombudsman a conclu que la Commission est un conseil local assujetti aux règles des réunions publiques. La Commission a enfreint la Loi de 2001 sur les municipalités en omettant d’adopter un règlement de procédure régissant ses réunions et de communiquer un avis adéquat de ses réunions. L’Ombudsman a aussi constaté que la Commission n’avait pas informé adéquatement les membres du public quant à la manière de demander la réadmission à une partie de réunion publique faisant suite à une séance à huis clos. L’Ombudsman a salué les efforts faits par la Commission pour accroître la transparence, en modifiant son processus d’avis publics et en adoptant une procédure officielle afin d’informer correctement les observateur(rice)s quant à la manière d’observer les parties d’une réunion se déroulant après une séance à huis clos. L’Ombudsman a recommandé que la Commission adopte un règlement de procédure stipulant qu’un avis doit être communiqué au public pour toutes ses réunions, et qu’elle veille à ce que le public puisse observer toutes les parties ouvertes au public de ses réunions.
L’Ombudsman a examiné des réunions tenues par deux groupes de travail du Canton de Lucan Biddulph. Ces comités étaient tous deux informels, sans politique ou procédure de fonctionnement. L’Ombudsman a constaté que le Canton avait décidé de dissoudre ces groupes et de les remplacer par un comité officiel, avant notre enquête, et il l’en a félicité. L’Ombudsman a recommandé que le Canton instaure officiellement tous les comités par voie de règlement, et veille à ce que toutes les réunions se déroulent conformément aux règles des réunions publiques.
L’Ombudsman a examiné des réunions tenues par le comité Baconfest du Canton de Lucan Biddulph. Il a conclu que le comité Baconfest était un comité du conseil municipal, assujetti aux règles des réunions publiques, étant donné que ce comité a été créé officiellement comme tel dans le règlement sur les nominations du Canton. La municipalité a omis d’afficher un avis de convocation et de dresser un procès-verbal pour les réunions de son comité Baconfest. L’Ombudsman a recommandé que le Canton instaure officiellement tous les comités par voie de règlement, et veille à ce que toutes les réunions se déroulent conformément aux règles des réunions publiques.
L’Ombudsman a examiné une réunion du conseil du Canton de Brudenell, Lyndoch et Raglan. Il a constaté que le règlement de procédure du Canton ne reflétait pas les exigences procédurales actuelles de la Loi sur les municipalités. Il a recommandé que le Canton apporte plusieurs modifications à son règlement de procédure, notamment qu'un avis public soit communiqué pour toutes les réunions ordinaires et extraordinaires du conseil et des comités, que le conseil adopte une résolution sur la nature générale des questions à examiner à huis clos avant de se réunir à huis clos, et que le conseil interdise le vote à huis clos sauf pour des questions de procédure ou pour donner des directives au personnel.
L’Ombudsman a enquêté sur les pratiques de réunions du SAC du Grand Napanee, qui a tenu des réunions électroniques en raison de la pandémie de COVID-19. L’enquête de l’Ombudsman n’a trouvé aucune preuve pouvant montrer que le SAC avait modifié son règlement de procédure pour inclure les participants par voie électronique dans le calcul du quorum. L’Ombudsman a incité le conseil du SAC du Grand Napanee à veiller à ce que ses réunions soient conformes aux exigences de la Loi de 2001 sur les municipalités relativement au quorum.
L’Ombudsman a examiné des plaintes concernant une réunion tenue par le Comité consultatif de soutien du Service d'incendie du Canton de Southgate. Le règlement de procédure du canton prévoyait l'ajournement de toute réunion dont le quorum n'était pas atteint dans les 30 minutes suivant l'heure de début prévue. Le comité a atteint le quorum plus de 30 minutes après l'heure de début prévue, et a procédé à une discussion du Service d'incendie d'une manière qui a fait avancer de façon importante les travaux de la municipalité. L’Ombudsman a conclu que, bien que le canton ait enfreint son règlement de procédure, la réunion n'avait pas été illégalement fermée au public. L’Ombudsman a recommandé que le canton veille à ce que toutes ses réunions se tiennent conformément aux règles des réunions publiques et à son règlement de procédure.
L’Ombudsman a reçu une plainte concernant deux réunions à huis clos tenues par le conseil de la Municipalité de Nipissing Ouest. Cette plainte alléguait que la réunion extraordinaire du 20 avril tenue par téléconférence, et les réunions à huis clos du conseil le 26 mai, n’avaient pas été enregistrées sur support audio ou vidéo, contrairement à ce qu’exige le règlement de procédure de la Municipalité. L’examen de l’Ombudsman a conclu que la réunion du 20 avril était la première réunion à huis clos tenue à distance par le conseil en raison de la pandémie de COVID-19. C’était donc par inadvertance qu’aucun enregistrement audio ou vidéo de ces réunions n’avait été effectué, étant donné que personne n’y avait participé à partir de la salle du conseil où se trouve l’équipement d’enregistrement. L’Ombudsman a également constaté que toutes les réunions à huis clos tenues après le 26 mai avaient été enregistrées conformément au règlement de procédure, et que la Municipalité avait présenté des excuses quant à l’absence d’enregistrement, lors d’une récente réunion du conseil.
L’Ombudsman a conclu que le changement apporté à l’heure du début d’une réunion du Comité directeur du recrutement du directeur municipal de la Ville de Hamilton le 9 février 2019 n’avait pas enfreint la Loi de 2001 sur les municipalités ou le règlement de procédure de la ville, car il était conforme à l’exigence énoncée dans le règlement municipal. Toutefois, l’Ombudsman a souligné que la ville avait omis de veiller à ce que la nouvelle heure du début de la réunion soit actualisée dans toutes les parties de son site Web.
L’Ombudsman a reçu une plainte à propos d’une réunion extraordinaire tenue par la Municipalité de Lambton Shores le 15 avril 2019. Cette plainte alléguait qu’aucun avis n’avait été communiqué au public pour la réunion extraordinaire tenue par le conseil à 12 h. La municipalité avait affiché un avis au public pour la réunion extraordinaire du 14 avril, à 18 h 40, sur le site Web de la municipalité, conformément à son règlement de procédure. Le règlement de procédure de la municipalité prévoit qu’un avis des réunions extraordinaires doit être communiqué au public « dès que possible ». L’Ombudsman a fait part à la municipalité de pratiques exemplaires concernant le règlement de procédure et l’obligation de communiquer un avis au public pour les réunions extraordinaires.
L’Ombudsman a enquêté sur les séances à huis clos d’une réunion tenue par le conseil de la Municipalité régionale de Niagara le 7 décembre 2017. Le règlement de procédure de la Région indique qu’une séance à huis clos se tient après « les autres travaux ». L’Ombudsman a conclu qu’une lecture stricte du règlement de procédure semblerait nuire à la capacité du conseil de tenir des séances à huis clos en fonction des circonstances qui surviennent durant une réunion publique du conseil. L’Ombudsman a recommandé à la Région de modifier son règlement de procédure pour préciser le droit qu'a le conseil d'exercer son pouvoir discrétionnaire afin de tenir une séance à huis clos en dehors d’un ordre du jour établi. De plus, l'Ombudsman a recommandé que la Région actualise son règlement pour refléter toutes les exceptions concernant les réunions à huis clos énoncées dans la Loi de 2001 sur les municipalités.
L’Ombudsman a examiné des réunions à huis clos du conseil du Village de Casselman. L’Ombudsman a souligné que le règlement de procédure de la municipalité ne reflétait pas les dispositions obligatoires des réunions à huis clos énoncées aux alinéas 239 (3) a) et b) de la Loi de 2001 sur les municipalités. De plus, le règlement de procédure ne reflétait pas les processus de réunions actuellement suivis par le Village. L’Ombudsman a recommandé que la municipalité actualise son règlement de procédure en conséquence.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil du Village de Casselman. L’Ombudsman a souligné que le conseil n’avait pas fait de compte rendu après sa séance à huis clos, alors que le règlement de procédure municipal l’exige. Par conséquent, l’Ombudsman a conclu que la municipalité avait enfreint son règlement de procédure et il a recommandé que le conseil fasse un compte rendu en séance publique après ses séances à huis clos.
L’Ombudsman a examiné une réunion extraordinaire tenue par le conseil du Canton de The North Shore. Un avis de la réunion avait été affiché sur des babillards situés dans la municipalité, mais pas sur le site Web municipal. L’Ombudsman a souligné que le règlement de procédure de la municipalité ne disait rien quant aux avis à communiquer au public pour les réunions extraordinaires. L’Ombudsman a conclu que l’avis affiché sur les babillards était suffisant. Toutefois, l’Ombudsman a recommandé que le Canton modifie son règlement de procédure afin d'officialiser le processus qu’il suit généralement pour afficher les avis de réunions sur les babillards et en ligne.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil du Canton de The North Shore. La résolution adoptée pour tenir une séance à huis clos indiquait comme seul sujet « honoraires d’un pompier ». Une fois réuni à huis clos, le conseil a aussi discuté d’un protocole de communications entre les services d’incendie et le personnel. L’Ombudsman a souligné que le règlement de procédure de la municipalité stipule que seules les questions directement inscrites à l’ordre du jour peuvent être traitées en séance à huis clos. L’Ombudsman a conclu que la résolution adoptée pour se retirer à huis clos aurait dû inclure plus de renseignements sur la question à discuter à huis clos.
L’Ombudsman a examiné des réunions tenues par le Comité consultatif sur la gestion des déchets de la Ville de Hamilton. En tant que comité du conseil, ce Comité est assujetti aux règles des réunions publiques car au moins 50 % de ses membres sont membres du conseil. La municipalité a omis de communiquer un avis de deux réunions du Comité, enfreignant ainsi la Loi de 2001 sur les municipalités. Bien que la municipalité ait affiché l’heure d’une réunion ordinaire du Comité sur son site Web, elle n’en a pas indiqué le lieu. De plus, les deux réunions en question ont eu lieu à une heure différente de celle qui avait été affichée. L’Ombudsman a recommandé que la municipalité veille à toujours communiquer un avis avant les réunions du Comité, et il a préconisé que la municipalité modifie son règlement de procédure pour stipuler qu’un avis doit être communiqué pour les réunions des comités consultatifs.
L’Ombudsman a examiné une réunion du conseil du Canton de Tehkummah. Un avis de cette réunion avait été communiqué un jour avant la réunion et indiquait qu’il s’agissait d’une réunion d’urgence. L’Ombudsman a conclu que la municipalité avait omis de communiquer un avis adéquat de la réunion car le règlement de procédure exige qu’un avis soit affiché au bureau municipal deux jours avant la réunion. L’Ombudsman a aussi conclu que le règlement de procédure ne disait rien sur la convocation des réunions d’urgence.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le Comité de gouvernance générale de la Municipalité de St.-Charles. L’Ombudsman a relevé un certain nombre de lacunes dans le règlement de procédure de la municipalité. Par exemple, en dépit de référence aux exceptions pour les réunions à huis clos énumérées à l’Annexe C, cette annexe ne comprenait pas les exceptions énoncées dans la Loi de 2001 sur les municipalités. L’Ombudsman a recommandé que le conseil de la municipalité actualise son règlement de procédure pour refléter les dispositions des réunions publiques énoncées dans la Loi de 2001 sur les municipalités.
L’Ombudsman a examiné des réunions à huis clos tenues par le Comité de gouvernance générale de la Municipalité de St. Charles pour discuter d’allégations concernant l’utilisation frauduleuse de cartes de crédit. L’Ombudsman a conclu que le règlement de procédure de la municipalité ne reflétait pas les dispositions des réunions publiques énoncées dans la Loi de 2001 sur les municipalités, malgré une recommandation faite précédemment par l’Ombudsman à cette municipalité lui préconisant d’actualiser son règlement de procédure en ce sens. L’Ombudsman a réitéré cette recommandation.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil du Canton d’Alfred et Plantagenet pour discuter de diverses questions, et notamment d’une proposition d’étude organisationnelle. Le règlement de procédure du Canton stipule qu’une fois le huis clos terminé, le président de la réunion à huis clos peut faire un compte rendu au conseil sur les décisions prises lors de la réunion. Durant la séance à huis clos de la réunion en question, le conseil du Canton a adopté une résolution pour retenir les services d’un consultant afin de procéder à une étude organisationnelle de la municipalité. Le procès-verbal de la réunion publique ne comporte aucun compte rendu des délibérations à huis clos, autre qu'une résolution décidant que « la réunion soit rouverte au public ». L’Ombudsman a conclu que, vu l'habitude que le Canton avait de ne pas faire de compte rendu, il ne donnait même pas une idée générale de ses discussions à huis clos. L’Ombudsman a recommandé que le Canton fasse un compte rendu après toute séance à huis clos et donne des renseignements généraux sur les délibérations à huis clos.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par la Niagara District Airport Commission pour discuter de négociations sur les redevances aéroportuaires et de travaux connexes de modernisation à l’aéroport. L’Ombudsman a conclu que le règlement de procédure de la Commission ne reflétait pas les modifications aux exceptions des réunions publiques énoncées dans la Loi de 2001 sur les municipalités, et comprenait des raisons justifiant la tenue de réunions à huis clos qui n’étaient pas conformes aux exceptions données par la Loi. L’Ombudsman a recommandé que la Commission actualise son règlement de procédure pour refléter avec exactitude les exceptions des réunions à huis clos énoncées dans la Loi de 2001 sur les municipalités.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le Comité de liaison communautaire sur les déchets nucléaires pour le Canton de Hornepayne. Aucun avis de cette réunion n’avait été communiqué. L’Ombudsman a conclu que le règlement de procédure de la municipalité ne comprenait pas de disposition particulière sur les avis à communiquer par les comités et n’incluait pas toutes les exceptions aux règles des réunions publiques énoncées dans la Loi de 2001 sur les municipalités. L’Ombudsman a recommandé que la municipalité actualise son règlement de procédure pour refléter exactement les exceptions des réunions à huis clos et stipuler que des avis doivent être communiqués pour les réunions des comités.
L’Ombudsman a examiné une réunion extraordinaire tenue par le conseil de la Municipalité de Nipissing Ouest. L’avis de convocation de la réunion avait été communiqué le jour même de ladite réunion. Le règlement de procédure ne disait rien sur les avis des réunions extraordinaires. En règle générale, la municipalité affichait un avis de réunion extraordinaire sur un babillard et sur le site Web municipal. L’Ombudsman a recommandé que la municipalité inclue à son règlement de procédure des dispositions stipulant que des avis des réunions extraordinaires doivent être communiqués au public.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par la Zone d’amélioration commerciale de Walkerton (ZAC) pour la Municipalité de Brockton. La ZAC avait adopté le règlement de procédure municipal. L’Ombudsman a conclu que le règlement de procédure de la ZAC était insuffisant car il ne tenait pas compte des procédures particulières de la ZAC et n’incluait pas les récentes modifications apportées à la Loi de 2001 sur les municipalités. L’Ombudsman a recommandé que la ZAC actualise son règlement de procédure pour qu’il reflète les pratiques particulières du conseil de gestion de cet organisme, ainsi que les règles des réunions à huis clos.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le Comité spécial de contact avec la Police provinciale de l’Ontario pour la Ville de Brockville. L’Ombudsman a conclu que la municipalité avait omis d'actualiser le règlement de procédure depuis 1994 et n’exigeait pas que des avis soient communiqués pour toutes les réunions municipales. L’Ombudsman a recommandé que la municipalité entame un examen complet de son règlement de procédure et veille à actualiser ce règlement pour refléter l’actuelle Loi de 2001 sur les municipalités.
L’Ombudsman a examiné plusieurs réunions tenues par le conseil du Village de Casselman. L’Ombudsman a recommandé que le Village de Casselman inclue à son règlement de procédure des dispositions stipulant que des avis des réunions extraordinaires doivent être communiqués au public.
L’Ombudsman a examiné plusieurs réunions à huis clos tenues par le conseil du Canton de Chamberlain. L’Ombudsman a recommandé que la municipalité actualise son règlement de procédure pour refléter le calendrier actuel des réunions du conseil, exiger la communication d’avis au public, et refléter l’énoncé exact de toutes les exceptions des réunions publiques énoncées dans la Loi de 2001 sur les municipalités.
L’Ombudsman a examiné plusieurs réunions à huis clos tenues par le conseil du Canton de McMurrich/Monteith. L’Ombudsman a conclu que la municipalité avait violé son règlement de procédure en prolongeant une réunion à huis clos au-delà de l'heure limite permise, qui est de 23 h. L’Ombudsman a recommandé que la municipalité actualise son règlement de procédure pour stipuler que des avis de toutes les réunions doivent être communiqués au public, y compris pour les réunions extraordinaires.
L’Ombudsman a examiné une réunion extraordinaire tenue par le conseil de la Ville d’Elliot Lake. L’avis de la réunion a tout d’abord été affiché sur le site Web de la municipalité et sur un babillard, mais il a été retiré puis affiché de nouveau le lendemain. Le règlement de procédure stipule qu’un avis de réunion extraordinaire doit être communiqué dès qu’il est raisonnablement possible de le faire. L’Ombudsman a conclu que, dans ce cas, un avis avait été communiqué conformément au règlement de procédure. L’Ombudsman a recommandé que la municipalité actualise son règlement de procédure pour indiquer que le conseil a pour pratique d’aviser le public des réunions extraordinaires en affichant l’ordre du jour de ces réunions sur le site Web et dans le bureau municipal, ainsi qu’en informant les médias.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil de la Municipalité de Central Huron. L’Ombudsman a conclu que la municipalité n’avait pas fait d’enregistrement audio ou vidéo de la séance, comme l’exige son règlement de procédure. L’Ombudsman a recommandé que le conseil veille à respecter son propre règlement de procédure et commence immédiatement à faire des enregistrements audio ou vidéo de ses réunions à huis clos.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil de la Ville de Niagara Falls pour discuter de la possibilité d’un partenariat avec un établissement postsecondaire afin de présenter une demande de financement de développement. L’Ombudsman a relevé plusieurs problèmes quant au règlement de procédure de la municipalité. L’Ombudsman a recommandé que la municipalité actualise son règlement de procédure pour refléter les modifications apportées aux dispositions concernant les avis à communiquer pour les réunions ordinaires et extraordinaires du conseil, l’affichage public des ordres du jour des séances publiques et des séances à huis clos, et l’heure de convocation habituelle des réunions ordinaires du conseil qui est de 17 h.
L’Ombudsman a examiné une réunion tenue par le Comité plénier du Canton de Black River-Matheson. L’ordre du jour n’indiquait pas que la réunion allait comporter une séance à huis clos et ne donnait pas le lieu de la réunion. La réunion ne s’est pas tenue dans la salle du conseil, mais dans un aréna afin d’accueillir un public plus vaste qu’en général. D’habitude, la municipalité affiche un avis sur un babillard et sur son site Web. L’Ombudsman a conclu que la municipalité avait omis de communiquer un préavis suffisant de la réunion, car elle n’avait pas indiqué le lieu de cette réunion. L’Ombudsman a recommandé que le règlement de procédure de la municipalité stipule explicitement que des avis doivent être communiqués au public pour les réunions ordinaires et extraordinaires.
L’Ombudsman a examiné une réunion extraordinaire tenue par le conseil de la Ville de Moosonee. Un avis a été affiché sur un babillard. Le règlement de procédure stipule qu’un avis de toutes les réunions doit être communiqué sur le babillard, ainsi que sur une chaîne de télévision communautaire locale. L’Ombudsman a conclu que, faute de temps, l’avis de la réunion extraordinaire n’avait pas été communiqué sur la chaîne de télévision communautaire. L’Ombudsman a conclu que la municipalité avait omis de communiquer un avis de la réunion conformément à son règlement de procédure. L’Ombudsman a recommandé que les exigences en matière d’avis pour les réunions extraordinaires soient expressément précisées dans le règlement de procédure. L’Ombudsman a également recommandé que les réunions tenues avec un court préavis ne soient convoquées qu’en cas d’urgence réelle, afin d'en informer au maximum le public et de permettre au mieux sa participation.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil de la Ville d’Owen Sound pour discuter du financement d’un appareil IRM. L’Ombudsman a fait des recommandations en vue d’améliorer les méthodes et les modalités de réunions à huis clos de la municipalité. L’Ombudsman a recommandé que la municipalité actualise son règlement de procédure pour stipuler que des avis des réunions extraordinaires doivent être communiqués et pour instaurer un processus permettant d’ajouter des points à l’ordre du jour des réunions.
L’Ombudsman a examiné une réunion tenue par le Comité du personnel du Conseil du Canton de Leeds et les Mille-Îles. Aucun avis n’a été communiqué au public pour cette réunion. Le règlement de procédure de la municipalité ne s’appliquait pas aux comités, mais l’Ombudsman a conclu que les comités doivent aussi se conformer aux exigences des réunions publiques énoncées dans la Loi de 2001 sur les municipalités.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par la Niagara Central Airport Commission. L’Ombudsman a conclu que la Niagara Central Airport Commission est un conseil local assujetti aux règles des réunions publiques. L’Ombudsman a recommandé que la Commission édicte un règlement de procédure régissant la tenue de ses réunions en conformité avec la Loi de 2001 sur les municipalités.
L’Ombudsman a examiné une réunion tenue par le Comité de dérogation mineure du Canton de Russell. Il a conclu que le Comité de dérogation mineure est un conseil local aux termes des dispositions des réunions publiques. Par conséquent, le Comité de dérogation mineure doit se conformer aux règles des réunions publiques et notamment avoir un règlement de procédure stipulant qu’un avis des réunions doit être communiqué au public. L’Ombudsman a recommandé que la municipalité se conforme à la Loi de 2001 sur les municipalités en veillant à édicter un règlement de procédure pour le Comité de dérogation mineure.
L’Ombudsman a examiné une réunion tenue par le Comité de dérogation mineure du Canton de Russell. Un avis avait été communiqué conformément à la Loi sur l’aménagement du territoire. L’Ombudsman a conclu que le comité est un conseil local aux termes de la Loi de 2001 sur les municipalités et doit se conformer aux exigences des réunions publiques, y compris à celle qui lui enjoint de communiquer un avis adéquat. Bien qu’un avis ait été communiqué au public conformément à la Loi sur l’aménagement du territoire, l’Ombudsman a recommandé qu’un règlement de procédure soit édicté pour énoncer les exigences à respecter par le Comité de dérogation mineure relativement aux avis à communiquer au public, en vertu de la Loi de 2001 sur les municipalités.
L’Ombudsman a examiné plusieurs réunions à huis clos tenues par le Comité spécial du patrimoine de la Ville de Mattawa. L’Ombudsman a recommandé que la municipalité actualise son règlement de procédure pour inclure des dispositions sur les avis à communiquer au public, sur le format des ordres du jour des réunions, et sur les procédures de discussions d’urgence. Il a aussi recommandé que le règlement de procédure reflète avec exactitude les exceptions des réunions publiques énoncées dans la Loi de 2001 sur les municipalités.
L’Ombudsman a examiné plusieurs réunions tenues par le Comité spécial du patrimoine de la Ville de Mattawa. L’Ombudsman a conclu que le comité avait omis de communiquer un avis de ses réunions, enfreignant ainsi la Loi de 2001 sur les municipalités. L’Ombudsman a recommandé que le règlement de procédure de la municipalité stipule que des avis des réunions doivent être communiqués au public. À titre de pratique exemplaire, les municipalités sont encouragées à énumérer toutes les questions à l’ordre du jour et à donner une description des sujets à discuter en séance à huis clos.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil du Canton de Baldwin. L’Ombudsman a conclu que le règlement de procédure de la municipalité ne respectait pas les exigences de la Loi de 2001 sur les municipalités à plusieurs égards, notamment en autorisant le conseil à se réunir à huis clos pour des raisons autres que les exceptions énoncées dans la Loi. L’Ombudsman a recommandé que la municipalité actualise son règlement de procédure pour exiger que des avis de toutes les réunions soient communiqués, pour refléter correctement les exceptions des réunions à huis clos énoncées dans la Loi, pour instaurer des procédures d'ordre du jour, et pour exiger de conserver un procès-verbal complet et exact de toutes les réunions du conseil.