L’Ombudsman a examiné une plainte alléguant que les membres du Conseil de la Ville de Midland se seraient rencontrés avant la réunion du 7 août 2024 pour discuter de la façon de combler une vacance au Conseil. À la lumière de son enquête, l’Ombudsman a jugé qu’aucun motif raisonnable ne permettait de conclure que la décision du Conseil à ce sujet avait été prédéterminée ou qu’un quorum de membres s’était réuni pour faire avancer les travaux ou la prise de décision du Conseil avant la réunion. L’Ombudsman a souligné qu’aucune preuve n’indiquait qu’un tel quorum s’était réuni avant la réunion du 7 août 2024 pour discuter du poste vacant et de la manière de le pourvoir.
L’Ombudsman a examiné un courriel envoyé par le maire de la Ville de London à l’ensemble des membres du Conseil le 23 janvier 2025 dans lequel le maire demandait aux membres du comité des services communautaires et de protection d’attendre d’avoir reçu un compte-rendu du personnel à une réunion à venir avant de présenter des motions sur les alertes lors des grands froids. Le courriel avait été envoyé à l’ensemble du Conseil, et les quorums du Conseil et du comité l’avaient donc reçu. Toutefois, l’Ombudsman a conclu que le courriel du maire ne constituait pas une réunion au sens de la Loi de 2001 sur les municipalités parce qu’il s’agissait d’une demande procédurale qui n’avait pas fait avancer de façon importante les travaux ou la prise de décision du Conseil ou du comité.
L’Ombudsman a reçu une plainte alléguant que le Comité plénier du Canton de Ramara a contrevenu à la Loi de 2001 sur les municipalités en tenant deux réunions par courriel les 23 et 24 octobre 2024. Dans les deux cas, un(e) membre du Comité avait envoyé un courriel aux autres membres. L’Ombudsman a conclu que les membres d’un conseil municipal qui s’échangent des communications électroniques, comme des courriels, sont présent(e)s dans un lieu électronique, ce qui remplit l’exigence de présence énoncée à la définition de « réunion » dans la Loi. Comme les courriels du 23 et du 24 octobre 2024 ont été envoyés à l’ensemble des membres du Comité, le quorum était atteint dans les deux cas.
L’Ombudsman a enquêté sur une discussion par courriel des membres du Conseil du Canton de Frontenac Islands à propos d’une lettre de délégation à la ministre de la Santé. Selon son enquête, cette discussion contrevenait aux règles des réunions publiques parce qu’un quorum des conseiller(ère)s y avait participé et qu’elle avait fait avancer de manière importante les travaux ou la prise de décision du Conseil. L’Ombudsman a fait remarquer que lorsque des membres du Conseil échangent des courriels, ils(elles) sont présent(e)s dans un lieu électronique.
Il ressort de l’enquête de l’Ombudsman que quatre membres du Conseil de la Municipalité de Russell ont discuté individuellement par téléphone du poste vacant de maire(esse) avant la réunion ordinaire du Conseil, mais que ces discussions ne constituaient pas une réunion étant donné que le quorum n’était pas atteint et qu’elles n’ont pas fait avancer de façon importante les travaux ou la prise de décision.
L’Ombudsman a conclu qu’il n’y a pas eu réunion illégale au sens de la Loi de 2001 sur les municipalités lorsque cinq membres du Conseil de la Ville du Grand Sudbury ont assisté à une réunion du Réseau d’action communautaire de Flour Mill le 8 avril 2024. Même si les cinq membres constituaient le quorum du Comité des opérations de la Ville, ils(elles) n’ont pas fait avancer de façon importante les travaux ou la prise de décision du Comité en assistant à la réunion.
L’Ombudsman a enquêté sur une plainte alléguant que l’équipe des communications du Canton de Wollaston constituait un comité du Conseil et que toutes les réunions qu’elle avait pu tenir depuis sa création auraient dû être assujetties aux règles des réunions publiques de Loi de 2001 sur les municipalités. Durant l’enquête, notre Bureau a pris connaissance d’un appel téléphonique entre deux des trois membres de l’équipe des communications. L’Ombudsman a conclu ce qui suit :
- L’équipe des communications est un comité du Conseil.
- Même si le quorum a été atteint durant l’appel, la discussion n’a pas fait avancer de façon importante les travaux ou la prise de décision de l’équipe des communications.
- L’équipe des communications n’avait autrement tenu aucune réunion en date de l’enquête.
L’Ombudsman a recommandé, à titre de pratique exemplaire, que l’équipe des communications prenne soin d’éviter les discussions pouvant faire avancer ses travaux ou sa prise de décision lors de rencontres informelles, y compris par voie électronique (comme un appel téléphonique), puisque le quorum peut facilement être atteint en raison de la petite taille de ce comité.
L’Ombudsman a examiné une plainte alléguant qu’un groupe de conseiller(ère)s du Canton de Black River-Matheson formant quorum aurait tenu des rencontres informelles en contravention de la Loi de 2001 sur les municipalités, dans les jours ayant précédé la réunion extraordinaire tenue le 20 février 2024. Son enquête n’a révélé aucune preuve qui puisse appuyer cette allégation.
L’Ombudsman a conclu que le Comité des finances et de l’administration de la Ville d’Elliot Lake a contrevenu à la Loi de 2001 sur les municipalités lorsqu’il a entendu une présentation sur les propositions de modification du règlement sur l’approvisionnement de la Ville en séance à huis clos le 18 décembre 2023. Vu que l’objectif de la discussion n’était pas l’éducation ou la formation des membres du Conseil, la discussion n’entre pas dans l’exception relative à l’éducation ou à la formation.
L’Ombudsman a conclu qu’une rencontre de membres du Comité dans l’établissement d’un organisme local constituait une réunion illégale selon les règles des réunions publiques parce que le quorum du Comité était atteint et qu’il y a eu lors de cette rencontre avancement important des travaux du Comité.
Étant donné les modifications législatives apportées aux règles des réunions publiques en raison de la pandémie, les membres peuvent être considéré(e)s comme étant « présent(e)s » lorsqu’ils(elles) se rencontrent par voie électronique pour discuter des travaux du Conseil et les faire avancer. Par conséquent, l’Ombudsman a conclu qu’un quorum du Conseil de la Municipalité de Casselman a fait avancer de façon importante des dossiers qui relèvent des travaux du Conseil lors d’un appel audiovisuel secret le 26 janvier 2021. L’appel constituait une « réunion » au sens de la Loi de 2001 sur les municipalités, et était une contravention très grave aux règles des réunions publiques.
L’Ombudsman a conclu que le conseil du Canton d’Adjala-Tosorontio n’avait pas enfreint les règles des réunions publiques énoncées dans la Loi de 2001 sur les municipalités quand les membres du conseil nouvellement élu ont participé à des ateliers éducatifs les 15, 24 et 29 novembre 2022. À l’époque de ces rencontres, quatre des sept membres du conseil n’avaient pas encore pris leurs fonctions. Le quorum du conseil n’était donc pas atteint, et les rencontres ne répondaient pas à la définition d’une réunion donnée dans la Loi. Comme les rencontres ne constituaient pas des réunions au sens de la Loi, les règles de la Loi pour les réunions publiques ne s’appliquaient pas.
L’Ombudsman a reçu une plainte alléguant que le Comité de gouvernance du Secteur d’aménagement commercial du centre-ville de Niagara n’avait pas atteint un quorum lorsqu’il s’était réuni le 12 janvier 2022. L’Ombudsman a déterminé que le quorum était atteint quand le Comité a tenu cette réunion.
L’Ombudsman a reçu une plainte alléguant qu’un quorum du conseil de la Ville d’Espanola avait tenu une réunion à huis clos illégale le 31 janvier 2019, à la suite de la réunion ordinaire du conseil, et ceci contrairement aux exigences relatives aux réunions publiques énoncées dans la Loi de 2001 sur les municipalités. L’examen de l’Ombudsman a déterminé que, bien qu’un quorum du conseil ait été atteint, la rencontre n’avait pas constitué une « réunion » en vertu de la Loi car la discussion n’avait pas fait avancer de façon importante les travaux ou la prise de décision du conseil.
L’Ombudsman a reçu une plainte alléguant que le 15 juin 2020 un quorum des conseillers de la Ville de Hawkesbury avait discuté des travaux du conseil qu’ils avaient l’intention de présenter lors d’une réunion du conseil prévue pour le lendemain, et au sujet desquels ils comptaient voter alors. La plainte alléguait que la discussion équivalait à une « réunion », qui avait été indûment close au public, contrairement à la Loi de 2001 sur les municipalités. L’enquête de l’Ombudsman a conclu que la maire s’était entretenue individuellement avec trois conseillers municipaux au sujet de licenciements d’employés, lors de discussions séparées. L’Ombudsman a aussi conclu que ces discussions en série ne constituaient pas des réunions car le quorum des conseillers n’avait jamais été atteint, contrairement à ce qu’exige la définition de « réunion » énoncée dans la Loi.
L’Ombudsman a enquêté sur les pratiques de réunions du SAC du Grand Napanee, qui a tenu des réunions électroniques en raison de la pandémie de COVID-19. L’enquête de l’Ombudsman n’a trouvé aucune preuve pouvant montrer que le SAC avait modifié son règlement de procédure pour inclure les participants par voie électronique dans le calcul du quorum. L’Ombudsman a incité le conseil du SAC du Grand Napanee à veiller à ce que ses réunions soient conformes aux exigences de la Loi de 2001 sur les municipalités relativement au quorum.
L’Ombudsman a examiné une série de courriels échangés par les membres du conseil, qui faisaient référence à des échanges informels entre les membres du conseil à une date antérieure. D’après les renseignements que nous avons recueillis durant nos entrevues, l’Ombudsman a conclu qu’il n’y avait pas eu de réunion informelle.
L’Ombudsman a reçu une plainte alléguant qu’un quorum des conseillers de la Ville de Pelham s’était réuni de manière informelle pour discuter d’un don éventuel d’un producteur de cannabis, le 9 janvier 2020, contrairement aux règles des réunions publiques énoncées dans la Loi de 2001 sur les municipalités. L’Ombudsman a conclu que la discussion informelle n’avait pas enfreint les exigences de la Loi de 2001 sur les municipalités en matière de réunions publiques, car la discussion n’avait pas fait avancer de façon importante les travaux du conseil, comme le requiert la Loi de 2001 sur les municipalités. Toutefois, l’Ombudsman a conclu que la Ville de Pelham avait agi sans autorité légale quand elle avait pris des mesures après cette discussion informelle. En omettant de procéder par voie de résolution et de règlement de confirmation adopté lors d’une réunion dûment constituée du conseil, la municipalité a tenté de soustraire son processus décisionnel à l’examen du public. Ces actes étaient contraires à la loi et erronés au regard du paragraphe 21 (1) de la Loi sur l’ombudsman.
L’Ombudsman a reçu une plainte à propos d’une rencontre à laquelle deux membres du conseil avaient assisté le 14 avril 2019. Le conseil de Lambton Shores est composé de neuf membres. La nouvelle définition de « réunion » donnée dans la Loi de 2001 sur les municipalités stipule qu’un quorum des membres doit être physiquement atteint pour qu’une rencontre soit assujettie aux règles des réunions publiques.
L’Ombudsman a reçu une plainte alléguant que des conseillers avaient discuté de manière informelle une question en privé avant la réunion tenue par le conseil le 10 janvier 2019, contrairement aux dispositions de la Loi de 2001 sur les municipalités. L’Ombudsman n’a trouvé aucune preuve indiquant que le conseil aurait enfreint les dispositions des réunions publiques énoncées dans la Loi sur les municipalités quand le maire s’est entretenu avec un petit nombre de conseillers élus lors de deux rencontres, avant l’assermentation des nouveaux conseillers. Toutefois, par souci d’ouverture et de transparence, l’Ombudsman a mis les municipalités en garde de soigneusement éviter que les conseillers élus se rencontrent ainsi en privé.
Les membres du conseil de la Ville de Hamilton n’ont pas enfreint les règles des réunions publiques énoncées dans la Loi de 2001 sur les municipalités quand ils ont échangé des courriels au sujet d’un siège vacant au conseil en juin 2018. La nouvelle définition de « réunion » donnée dans la Loi stipule qu’un quorum doit être présent, si bien qu’un échange de courriels ne peut pas être considéré comme une réunion assujettie aux règles des réunions publiques. Dans l’intérêt de l’ouverture et de la transparence, les conseils municipaux devraient continuer d’éviter de travailler aux activités municipales en dehors d’une réunion officielle.
L’Ombudsman a examiné deux séances d’information sur les travaux de la municipalité auxquelles était présent un quorum du conseil du Village de Casselman. L’Ombudsman a conclu que les membres du conseil n’avaient pas fait avancer de façon importante les travaux de la municipalité durant ces séances d’information. Les membres du conseil avaient simplement obtenu des renseignements sur des projets en cours dans la municipalité. Les membres du conseil qui étaient présents n'avaient tenu aucune discussion et n'avaient pris aucune décision. L’Ombudsman a conclu que ces séances d’information ne constituaient pas des réunions en vertu de la Loi de 2001 sur les municipalités mais, dans l’intérêt de l’ouverture et de la transparence, il a encouragé le conseil à n’obtenir de tels renseignements et de telles mises à jour que durant des réunions publiques.
L’Ombudsman a examiné une réunion d'un quorum du conseil de la Municipalité de Brockton lors d’une séance d’information tenue en vertu de la Loi sur le drainage. Le but de cette réunion était de communiquer aux résidents concernés des renseignements sur des questions liées à une pétition portant sur le drainage. L’Ombudsman a conclu que la Loi sur le drainage ne comporte aucune disposition qui permette au conseil de tenir une réunion à huis clos tout en assistant à une séance d’information. Le fait que la municipalité respecte les exigences de procédure de la Loi sur le drainage ne la dispense pas de se conformer également aux règles des réunions publiques énoncées dans la Loi de 2001 sur les municipalités.
L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par les membres du conseil d’administration de la Zone d’amélioration commerciale (ZAC) de Walkerton dans la Municipalité de Brockton pour discuter des plans qu’avait un membre du conseil de faire circuler une pétition. L’Ombudsman a conclu que la ZAC de Walkerton est assujettie aux règles des réunions publiques, en tant que conseil local. L’Ombudsman a conclu qu’il n’y avait pas eu de réunion aux termes de la Loi de 2001 sur les municipalités car il y avait un nombre insuffisant de membres pour constituer le quorum.
L'Ombudsman a conclu que deux réunions informelles des conseiller(ère)s nouvellement élu(e)s de la Ville de Kearney n’avaient pas enfreint la Loi sur de 2001 les municipalités, car ils(elles) n'avaient pas encore été assermenté(e)s et il n'y avait donc pas eu de quorum du conseil actuel. Toutefois, ces réunions ont donné lieu à des discussions sur les travaux futurs du conseil et elles étaient donc incompatibles avec les principes de transparence et d'ouverture qui sous-tendent les exigences des réunions publiques.