Les réunions tenues hors de la ville par un comité de Hamilton pour recruter un directeur municipal n’ont pas enfreint la loi, déclare l’Ombudsman

(TORONTO – le 4 octobre 2019) Un comité du conseil de la Ville de Hamilton n’a pas enfreint la Loi sur les municipalités quand il a tenu deux réunions à huis clos dans un centre de villégiature à Niagara-on-the-Lake en février dernier pour faire des entrevues avec des candidats au poste, a conclu l’Ombudsman de l’Ontario Paul Dubé.

Toutefois, la partie publique de la première réunion a été illégalement close au public en raison d’une « rupture de communication » entre la ville, sa firme de recrutement et le centre de villégiature, dit l’Ombudsman dans son rapport sur l’enquête menée par son Bureau au sujet de ces réunions, publié aujourd’hui.

Les réunions controversées du Comité directeur du recrutement du directeur municipal ont donné lieu à 77 plaintes au bureau de l’Ombudsman, soit un plus grand nombre que toute autre réunion soumise à une enquête de notre bureau jusqu’à présent. L’intérêt du public pour le processus s’est intensifié après la décision prise par le comité le 1er février en vue de se réunir au White Oaks Resort and Conference Centre à Niagara-on-the-Lake, à plus de 60 kilomètres de Hamilton.

Un groupe de citoyens s’est organisé pour transporter des membres du public en autobus afin qu’ils puissent protester lors de la première réunion à ce centre, le 9 février. Cependant, quand ils sont arrivés, ils ont découvert que la réunion – initialement prévue pour commencer à 9 h – avait débuté à 8 h 30, et que la partie publique de la réunion était déjà terminée. Les membres de ce groupe ont enregistré une vidéo montrant des employés de White Oaks qui leur disaient que la réunion se tenait en privé et qui leur ordonnaient de quitter les lieux.

L’Ombudsman a conclu qu’en omettant de veiller à ce que le public puisse assister à la partie publique de la réunion – et notamment en omettant de communiquer un avis adéquat au public sur la modification de l’heure de réunion – la ville avait tenu une réunion illégale, même si c’était la firme de recrutement et le personnel du centre de villégiature qui avaient interdit l’accès des lieux au public.

« La ville a tenté de donner des instructions adéquates au sujet de l’ouverture de la réunion au public, mais elle n’a pas vérifié que ses instructions seraient transmises au personnel de White Oaks, ou suivies », écrit-il dans son rapport. « En fin de compte, il appartient à la ville de s’assurer que les réunions du conseil et des comités sont conformes aux règles et aux dispositions de la loi sur les réunions publiques. »

La ville avait affiché la nouvelle heure des réunions dans un endroit de son site Web, mais pas sur son calendrier en ligne, ni sur la page Web du comité, a déclaré l’Ombudsman, précisant qu’elle avait dissipé la confusion quant à la réunion suivante du 23 février. Lors de cette réunion, le public a pu assister à la brève séance publique, « et White Oaks a ouvert un salon où le public pourrait attendre durant le huis clos de la réunion ».

Quant à savoir, plus généralement, s’il était approprié que le comité se réunisse en privé, et à l’extérieur de la ville, l’Ombudsman a conclu que l’un et l’autre étaient permis.

Son rapport indique que « la Loi sur les municipalités permet que des parties du processus de recrutement se déroulent à l’abri des regards du public », et précise que « la plupart des entrevues d’embauche ont lieu en privé, pour de bonnes raisons ».

« Pour ne pas dissuader les candidats potentiels de se présenter, et pour attirer les meilleurs candidats, la ville a concrètement et légitimement intérêt à protéger la confidentialité du processus de recrutement », écrit-il. Il conclut que les réunions relèvent de l’exception énoncée dans la Loi sur les municipalités, qui autorise la tenue de réunions à huis clos pour discuter de « renseignements privés concernant une personne qui peut être identifiée ».

L’Ombudsman a aussi conclu que rien ne contraint légalement les comités du conseil de Hamilton à tenir leurs réunions dans la ville.

L’Ombudsman a fait trois recommandations dans son rapport, préconisant entre autres que les membres du conseil veillent au respect des règles des réunions publiques et du règlement de procédure de la ville; que le public ait accès à toutes les réunions publiques du conseil et des comités; et que le conseil mette à jour son règlement de procédure afin de garantir qu’un avis est communiqué au public pour toutes les réunions des comités.

La ville est tenue d’adopter une résolution indiquant comment elle compte donner suite aux recommandations de l’Ombudsman.

Cette enquête de l’Ombudsman est la cinquième enquête sur des réunions publiques de Hamilton cette année. Les enquêtes précédentes sont consultables sur le site Web de l’Ombudsman (à la partie Ressources) et peuvent être recherchées dans le recueil numérique des décisions de l’Ombudsman sur les réunions publiques : https://www.ombudsman.on.ca/digest-fr/accueil

Durant l’année financière 2018-2019, l’Ombudsman a enquêté sur 46 réunions dans 16 municipalités et il a conclu à 18 violations de procédure et 12 réunions illégales. Le bureau de l’Ombudsman a aussi traité 27 419 plaintes générales à propos des organismes du gouvernement et du secteur parapublic de l’Ontario, incluant les ministères, les agences, les conseils, les commissions, les sociétés, les conseils scolaires, les municipalités et les universités de l’Ontario. Depuis le 1er mai 2019, l’Ombudsman prend aussi les plaintes sur les services de protection de l’enfance et les services en français.


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