Postes à combler

Division et section : Unité des communications
Lieu de travail : 483, rue Bay, Toronto
Type de poste et heures de travail : Temps plein, permanent, 36,25 heures par semaine (travail en mode hybride, sous réserve des besoins opérationnels)
Rémunération : 56 994 $ – 71 242 $
Affiliation : Section locale 343 du Syndicat canadien des employées et employés professionnels et de bureau (SEPB)
Nombre de postes : 1    
Période d’affichage : du 25 septembre au 25 octobre 2024
 

Le poste

L’Ombudsman est un officier indépendant et impartial de l’Assemblée législative de l’Ontario, nommé par toutes les parties, et dont le rôle est de s’assurer que le gouvernement provincial et la fonction publique ontarienne servent la population d’une façon équitable, responsable, transparente et respectueuse de ses droits. Le Bureau de l’Ombudsman de l’Ontario traite les plaintes sur les décisions et mesures administratives de plus de 1 000 organismes de la fonction publique et du gouvernement de l’Ontario, et concernant les services en français et les services fournis dans le secteur de la protection de l’enfance.

L’adjoint(e) administratif(ve) fournit un soutien administratif bilingue (en anglais et en français) au(à la) directeur(trice), aux gestionnaires et aux autres membres du personnel des communications ainsi qu’à d’autres unités du Bureau, et assure la suppléance du(de la) réceptionniste.
 

Responsabilités

• Préparer et traiter les documents conformément aux normes d’Ombudsman Ontario.

• Trier, emballer et distribuer du matériel imprimé et d’autres documents d’information.

• Organiser le transport et l’hébergement pour le personnel, selon les besoins.

• Tenir à jour les systèmes de classement et les listes de diffusion.

• Gérer, surveiller et organiser l’inventaire des fournitures de bureau, ranger et commander les articles.

• Participer à l’organisation des activités de sensibilisation visant à faire connaître Ombudsman Ontario et son travail, notamment en préparant et en emballant des brochures et d’autres documents à distribuer lors d’événements de sensibilisation.

• Traiter les rapports financiers et les dépenses, y compris le rapprochement des factures.

• Établir et tenir des calendriers sur demande, notamment fixer les dates de réunions, gérer les invitations et préparer les documents de réunion.

• Rédiger les lettres et la correspondance standard, classer les documents électroniques et distribuer au personnel le courrier et la documentation.

• Relire et réviser des documents en anglais et en français.

• Répondre aux demandes de renseignements externes en donnant de l’information sur Ombudsman Ontario sous la forme de rapports, de brochures, etc.

• Assurer la suppléance du(de la) réceptionniste, y compris la prise en charge régulière de la ligne téléphonique et du bureau de la réception, et fournir un soutien administratif général pour d’autres unités, selon les besoins.

• Participer à la coordination d’événements internes et externes, selon les besoins.

• Remplir les autres tâches administratives, responsabilités et projets assignés.

Connaissances et expérience

• Au moins deux ans d’expérience en tant qu’adjoint(e) administratif(ve) dans une organisation similaire.

• Expérience pratique avec des bases de données et des listes de diffusion.

• Connaissance pratique de la rédaction et du formatage de la correspondance dans Word (y compris la fusion de courriers), et maîtrise des outils permettant de créer ou de mettre à jour des feuilles de calcul, des bases de données et des présentations.

• Connaissance de logiciels de collaboration comme SharePoint, Microsoft Teams et d’autres outils de gestion des réunions et de partage de calendrier.

• Connaissance manifeste des processus de rapprochement des données financières de base (factures, dépenses, états financiers, etc.).

• Compréhension du fonctionnement des organismes gouvernementaux et du secteur public ainsi que leurs processus administratifs.

Aptitudes et compétences requises

• Souci du détail, et compétences supérieures à la moyenne en relecture et en révision.

• Capacité à ordonnancer les tâches et à en mener plusieurs de front.

• Capacité à travailler seul(e) et en équipe, et solides aptitudes en relations interpersonnelles.

• Excellent jugement et bonne compréhension des pratiques pour traiter les renseignements confidentiels et délicats.

• Pensée analytique, solide raisonnement et capacité à résoudre les problèmes, dans le but d’identifier et de corriger les problèmes proactivement.

• Tact et diplomatie pour pouvoir répondre à toutes les demandes de renseignements de manière professionnelle et efficace.

• Sens de la fierté et de la responsabilité à l’égard du travail accompli, et volonté constante de s’améliorer.

• Solides aptitudes en communication écrite et orale, en anglais et en français.

Lieu de travail : Toronto ou à distance, en Ontario (formule hybride)
Rôle : Consultant(e)
Engagement : Contrat de 12 mois, peut être prolongé par entente mutuelle
 

RECONNAISSANCE DES TERRES ET ENGAGEMENT À LA RÉCONCILIATION

Le travail de l’Ombudsman de l’Ontario se déroule sur les territoires autochtones traditionnels de la province que nous appelons aujourd’hui l’Ontario. La ville de Toronto, où se trouve notre bureau, est le territoire traditionnel de nombreuses nations, dont les Mississaugas du Crédit, les Anishnabeg, les Chippewa, les Haudenosaunee et les Wendat, et abrite aujourd'hui de nombreuses Premières Nations, Inuits et Métis. Nous sommes reconnaissants de pouvoir vivre et travailler sur cette terre, et nous reconnaissons les nombreux traités qui la recouvrent.

Nous croyons à l'importance des reconnaissances de terres comme moyen de reconnaître, de respecter et d'honorer ce territoire, les traités, les premiers occupants, leurs ancêtres et le lien historique qu'ils entretiennent encore avec ce territoire.

Dans le cadre de notre engagement en faveur de la réconciliation, nos efforts au cours des prochaines années seront axés sur :

1. Démontrer le dévouement de notre Bureau à servir les peuples des Premières Nations, les Métis et les Inuits reconnus en vertu de l'article 35 de la Loi constitutionnelle de 1982 en Ontario et accroître notre capacité à le faire;

2. Offrir des opportunités de formation à notre personnel pour les aider à en apprendre davantage sur notre histoire commune et les préjudices qui ont été infligés aux peuples autochtones;

3. Travailler à établir des relations mutuellement respectueuses avec les peuples et les communautés autochtones de toute la province et;

4. Continuer d'intégrer dans notre travail les recommandations de la Commission de vérité et réconciliation et de l'Enquête nationale sur les femmes et les filles autochtones disparues et assassinées.

Nous sommes reconnaissant(e)s de l’opportunité de travailler sur cette partie de Turtle Island.
 

Qui nous sommes

L’Ombudsman est une institution démocratique, et non un ministère du gouvernement, c’est un organe essentiel dans tout État fondé sur la démocratie, la primauté du droit, la bonne administration et le respect des droits.

Fondé en 1975, le Bureau de l'Ombudsman traite les plaintes sur  les décisions et mesures administratives de plus de 1 000 organismes de la fonction publique et du gouvernement de Ontario, et concernant les services en français et les services fournis dans le secteur de la protection de l'enfance.

En tant qu’officier indépendant et impartial de l'Assemblée législative de l'Ontario, l'Ombudsman est nommé par toutes les parties pour veiller à ce que le gouvernement provincial et la fonction publique servent la population d’une façon équitable, responsable, transparente et respectueuse de ses droits.

Nos interventions visent à résoudre des questions concernant l’administration du gouvernement et de la fonction publique ou à enquêter sur ces questions, et nous formulons des recommandations fondées sur des données probantes en vue de mesures correctives si nécessaire. Nous intervenons pour donner suite à une plainte ou de notre propre initiative, et nous sommes reconnu(e)s pour la qualité et les répercussions de notre travail.
 

Le rôle

Ombudsman Ontario est à la recherche d’un(e) consultant(e) qualifié(e) et expérimenté(e) pour fournir à l'Ombudsman des services consultatifs de liaison avec les Autochtones. La personne retenue jouera un rôle essentiel dans la réalisation de notre engagement à faciliter la mobilisation et à établir des relations avec les peuples, nations et communautés autochtones dans ce qui est maintenant appelé la province de l'Ontario, ainsi qu'à mieux servir les peuples autochtones qui interagissent avec Ombudsman Ontario et à intégrer les principes de vérité et de réconciliation dans toutes nos opérations.

L’Ontario compte la plus grande population autochtone au Canada. Cette population croît à un rythme plus rapide que la population non autochtone. L’Ombudsman souhaite dialoguer avec les peuples autochtones de l’Ontario reconnus en vertu de l'article 35 de la Loi constitutionnelle de 1982, et leur faire connaître tous les domaines de compétence de son Bureau, notamment les enfants et les jeunes pris en charge, la justice, les établissements correctionnels, le logement, les soins de santé, l’éducation, les municipalités et les ressources naturelles.

Grâce à son traitement des plaintes et à ses enquêtes sur les questions provinciales et municipales, Ombudsman Ontario est une institution dotée d'une capacité unique à identifier et à commenter les problèmes émergents et à proposer des améliorations à la gouvernance, comme l'amélioration des relations entre les peuples autochtones et les organismes du secteur public de l'Ontario qui leur fournissent des services et l’amélioration de l’égalité d’accès des peuples autochtones aux opportunités au sein de ces agences.

Nous reconnaissons que nous avons beaucoup de travail à faire pour faire progresser notre engagement envers une voie commune de réconciliation, mais la mission est de reconnaître, de respecter et d’affirmer la riche culture et l'histoire des peuples autochtones dans tout ce que nous faisons, y compris dans nos interactions quotidiennes pour résoudre les plaintes et dans notre rôle d’agent de changement efficace pour résoudre les problèmes systémiques. Ombudsman Ontario aborde efficacement les questions préoccupantes et peut contribuer de manière unique à la réconciliation.

En plus de fournir de l’aide aux individus des communautés autochtones, l’Ombudsman aspire à jouer un rôle utile en éclairant les discussions de nation à nation et de gouvernement à gouvernement.

En fournissant des conseils et des orientations à l'Ombudsman et en collaborant avec divers autres membres de l'équipe de l'Ombudsman, les services du(de la) consultant(e) comprendront :

1. Diriger l'élaboration et la mise en œuvre de stratégies de sensibilisation et d'engagement qui établissent, développent et maintiennent des relations significatives avec les nations et les communautés autochtones de toute la province afin de faire connaître Ombudsman Ontario et d'optimiser l'égalité d'accès et une prestation de services plus adaptée à la culture des peuples autochtones.

2. Faciliter l'engagement et le dialogue avec les peuples, les nations et les communautés autochtones, en apprenant comment Ombudsman Ontario peut mieux les servir et leur être plus accessible.  

3. En partenariat avec le personnel affecté, traduire les commentaires et les informations apprises grâce à l'engagement avec les peuples, nations et communautés autochtones en plans d'action pratiques et réalisables pour améliorer nos opérations et la prestation de services au profit des peuples autochtones vivant sur des terres situées dans ce qui est maintenant appelé la province de l'Ontario.

4. S'engager dans des appréciations relationnelles continues et aider à l'évaluation des plans d'action mis en œuvre connexes, en fournissant des conseils d'experts pour les nouvelles opportunités continues et nouvelles.

Votre profile

En tant que personne Autochtone possédant des réseaux communautaires établis et une influence, vous avez un lien profond avec votre identité, communauté et/ou nation autochtone qui vous reconnaît en tant que membre ou citoyen(ne).

Vous avez une excellente connaissance des réalités vécues par les peuples et communautés autochtones de la province, y compris des contextes historiques et culturels qui entourent le fonctionnement administratif des programmes et les cadres juridiques fédéraux et provinciaux qui s’appliquent aux peuples autochtones et qui peuvent perpétuer les désavantages et les inégalités historiques.

Vous appréciez les intersections entre la Loi sur les Indiens et les responsabilités provinciales, l’existence de gouvernements autochtones, la compétence et les ordres juridiques, ainsi que le travail de réconciliation de nation à nation en cours entre la Couronne et les gouvernements autochtones au Canada.

Vous apportez a votre travail votre compréhension vécue du fait d'être Autochtone au Canada et une approche tenant compte des traumatismes et sensibilité à la culture. Vous avez démontré un sens politique et une capacité d'influence.

Vous exploitez et renforcez les relations existantes et en développez de nouvelles avec les peuples autochtones, les dirigeants, les organisations et les communautés de partout en Ontario.

Vous savez analyser et synthétiser les données de recherche et la rétroaction et en faire des plans concrets et réalisables qui sont alignés sur la vision et la mission d’Ombudsman lOntario pour l’avancement de son engagement à mieux servir les Autochtones.

Vous êtes passionné(e) par l’utilisation de votre expertise et de votre compréhension vécue des pratiques Autochtones et des impacts néfastes de la colonisation pour apporter une contribution significative à l’avancement des principes de vérité et de réconciliation au profit de toutes les personnes vivant en Ontario.

Vous êtes reconnu(e) pour vos aptitudes dans l’établissement de relations et possédez un fort instinct des relations humaines et des aptitudes interpersonnelles sans faille.

 

Exigences supplémentaires

• La citoyenneté ou l'appartenance à une communauté ou à une nation des Premières Nations, des Inuits ou des Métis du Canada, telle que vérifiée par la communauté ou la nation concernée, constitue une exigence professionnelle légitime pour que ce contrat permette de mieux servir et assurer la liaison avec les peuples, les nations et les communautés autochtones : Les personnes dont la citoyenneté/l'appartenance à une nation ou à une communauté de ce qui est aujourd'hui l'Ontario sont encouragé(e)s à postuler. Seules les personnes ayant été reconnues comme membres ou citoyen(ne)s par une communauté ou une nation des Premières Nations, Métis, Inuits au Canada seront prises en considération. Dans le cadre de votre proposition, veuillez indiquer si vous êtes citoyen(ne) ou membre d'une communauté ou d'une nation des Premières Nations, Métis ou Inuits au Canada. Les personnes qui auront soumis une proposition et qui passeront à l’étape suivante du processus de demande de propositions seront invitées à soumettre des documents prouvant leur citoyenneté/appartenance aux Premières Nations, Inuits ou Métis, conformément à notre Politique de vérification de la citoyenneté/appartenance Autochtone (provisoire). Veuillez contacter Aoife Coghlan à l'adresse e-mail ci-dessous si vous avez des questions concernant le type de document de vérification accepté.

• En raison du rôle de représentation institutionnelle et de la variété des documents à rédiger, le(la) consultant(e) recherché(e) pour ce poste doit exceller tant en expression orale qu'écrite. La maîtrise de la langue anglaise est obligatoire. La connaissance d'une langue autochtone et/ou du français est un atout.

• Il peut être demandé aux proposant(e)s de soumettre une vérification de leur casier judiciaire et de leurs références avant que leur proposition ne soit acceptée. Le cas échéant, votre consentement sera d'abord obtenu.

• Le(la) consultant(e) devra voyager au sein des communautés pour participer à certains événements et rencontrer des associations à travers la province.

• Une présence régulière à notre bureau situé à Toronto est également attendue.

• Les frais de déplacement seront remboursés conformément aux politiques du Bureau et aux termes du contrat.

• Le(la) consultant(e) doit être capable de travailler à distance en Ontario, notamment en ayant accès à un ordinateur, un téléphone cellulaire et une bonne connexion Internet.